Sa kushton në të vërtetë një sistem i menaxhimit të dokumenteve

Provoni të kërkoni sa kushton një sistem i menaxhimit të dokumenteve. Në shumicën e rasteve nuk gjeni një shifër, por një formular kontakti. Çmimi ekziston, por vjen pas një telefonate, një demonstrimi dhe një oferte të posaçme, pra pas dy a tri javësh.

Për një biznes me dhjetë veta kjo nuk është formalitet. Është dallimi mes një vendimi që merret për dy minuta dhe një bisede shitjeje që hapet vetëm për të mësuar nëse diçka hyn apo jo në buxhet. Ky artikull rendit zërat që përbëjnë vërtet koston e një sistemi dokumentesh, që të bëni llogarinë edhe kur lista e çmimeve nuk është e publikuar.

Pse pothuajse askush nuk e publikon çmimin

Në tregun klasik të dokumenteve, lista publike e çmimeve është përjashtim. Ofruesit e vjetër, ata që u shesin ndërmarrjeve të mesme e të mëdha, punojnë gati të gjithë me ofertë të veçantë. Nga këndvështrimi i tyre arsyet kuptohen:

• çmimi varet nga modulet, integrimet dhe numri i vendeve të punës, dhe kombinimet janë të shumta;
• projekti përfshin pothuajse gjithmonë ditë konsulence, të cilat vlerësohen vetëm pasi është parë ndërmarrja;
• një rrjet rishitësish përdor marzhe të ndryshme, dhe një listë e vetme do t’i vinte në vështirësi;
• një shifër publike krahasohet, dhe kush shet parapëlqen ta shpjegojë vlerën para se ta thotë shumën.

Pasoja praktike, megjithatë, bie mbi ju: pa një pikë referimi nuk e dini nëse po shihni diçka njëzet euro në muaj apo një projekt njëzet mijë euro, dhe nuk mund të krahasoni dy oferta derisa t’i keni kërkuar të dyja.

Zërat që formojnë koston

Një ofertë serioze përmban shumë më tepër se licencën. Këta janë zërat që duhen pyetur, një nga një.

Licenca ose tarifa. Është shifra që të gjithë shohin. Mund të jetë mujore, vjetore ose e përhershme. Kujdes me licencën e përhershme: gati gjithmonë shoqërohet me një tarifë vjetore mirëmbajtjeje, pa të cilën nuk merrni as përditësime, as mbështetje.

Numri i përdoruesve. Këtu ndryshon gjithçka. Disa ofrues numërojnë përdorues të emërtuar, të tjerë hyrje të njëkohshme, të tjerë i ndajnë përdoruesit e plotë nga ata vetëm-lexim. Pyesni gjithmonë si numërohet një koleg që hyn dy herë në muaj: në disa lista kushton sa dikush që punon me të gjithë ditën.

Hapësira e ruajtjes. Një arkiv dokumentesh rritet dhe nuk zvogëlohet më. Kontrolloni sa hapësirë përfshihet dhe sa kushton gigabajti shtesë, sepse ky është zëri që fryhet në heshtje me vitet.

Vënia në punë dhe konfigurimi. Struktura e dosjeve, të drejtat, llojet e dokumenteve, sipas rastit edhe qarqet e miratimit. Në cloud shpesh përfshihet ose kushton pak. Në një projekt të instaluar brenda ndërmarrjes matet në ditë pune.

Zhvendosja e arkivit ekzistues. Të futësh njëzet vjet dosje nuk është kopjo-ngjit: duhet vendosur çfarë hyn, si emërtohet dhe si klasifikohet. Pyesni nëse përfshihet dhe për sa gigabajt.

Trajnimi. Pak orë, por duhen vënë në buxhet, përfshirë kohën e punës së atyre që marrin pjesë.

Zërat sipas përdorimit. OCR, njohja automatike e të dhënave, funksionet me inteligjencë artificiale: shpesh faturohen sipas vëllimit ose me kredite. Kërkoni çmimin për njësi dhe vlerësoni vëllimin tuaj real mujor.

Infrastruktura, nëse e instaloni brenda. Serveri, sistemi, baza e të dhënave, kopjet rezervë, certifikatat dhe mbi të gjitha orët e personit që e mban gjithçka në këmbë.

Tri modelet e tarifimit

Pothuajse çdo ofertë hyn në një nga këto tri forma, dhe të dish cilën ke përpara ndihmon të parashikosh si do të rritet shpenzimi.

Çmim për përdorues. I njëtrajtshëm dhe i parashikueshëm sa kohë ekipi është i vogël. Me njëzet a tridhjetë veta bëhet zëri kryesor, dhe është modeli që ndëshkon atë që dëshiron t’u japë të gjithëve një akses leximi.

Çmim për ndërmarrje. Një tarifë fikse, me përdorues të përfshirë deri në një kufi. I leverdis ekipeve të mëdha, më pak atyre që janë dy veta. Rreziku është kërcimi i nivelit: kalohet nga një paketë te tjetra menjëherë, dhe dallimi mund të jetë me qindra euro.

Çmim sipas vëllimit. Sipas dokumenteve, faqeve ose gigabajtëve. Duket më i drejti, por është më i vështiri për t’u parashikuar, sepse askush nuk e di sa faqe do të arkivojë vitin tjetër.

Llogaria trevjeçare, për dhjetë veta

Një tarifë mujore thotë pak. Numri që ka rëndësi është sa do të keni shpenzuar në fund të vitit të tretë, me gjithçka brenda.

Për një biznes me dhjetë veta në cloud, llogaria ndërtohet kështu: tarifa vjetore, plus përdoruesit mbi kufirin e përfshirë, plus hapësira shtesë nëse duhet, plus zërat sipas përdorimit, plus puna e nisjes në vitin e parë. Nëse tarifa është e publikuar, këtë llogari e bëni vetë për dhjetë minuta.

Për të njëjtin biznes me instalim brenda ndërmarrjes, llogaria ka formë tjetër: një shifër e lartë vitin e parë, që përfshin licencën, instalimin dhe zhvendosjen e arkivit, pastaj një mirëmbajtje vjetore më e ulët, së cilës megjithatë duhet t’i shtohet ajo që gati asnjë ofertë nuk e shkruan, pra koha e brendshme për përditësime, kopje rezervë të verifikuara, certifikata dhe rikthime prove. Janë ditë, jo minuta, dhe duhen vlerësuar me koston reale të atij që i bën.

Rregulli praktik: një krahasim i bërë vetëm mbi vitin e parë favorizon cloud-in, një krahasim i bërë vetëm mbi licencën favorizon instalimin brenda. Vetëm tre vjetët e plota e thonë të vërtetën.

«Po ka edhe një zgjidhje falas»

Pyetja është e drejtë, dhe përgjigjja e ndershme është po: ekzistojnë projekte shumë të mira me kod të hapur për arkivimin e dokumenteve, pa kosto licence. Kundër zeros nuk fitohet me çmim, dhe nuk ka kuptim të provohet.

Ajo që ndryshon është se çfarë blini bashkë me programin:

• kush përgjigjet kur nuk punon. Me kodin e hapur përgjigjja jeni ju, ose një konsulent që paguhet me orë ditën që ndodh;
• përditësimet e sigurisë, që duhen ndjekur dhe zbatuar, jo vetëm shkarkuar;
• kopjet rezervë të verifikuara, pra ato që dikush ka provuar vërtet t’i rikthejë;
• përgjegjësia. Nëse arkivi bëhet i pariparueshëm, me një ofrues keni një kontratë dhe një palë përballë. Me instalimin e bërë vetë keni një koleg të hidhëruar;
• koha. Një instalim i mbajtur mirë kërkon disa orë në muaj, çdo muaj, për vite me radhë.

Nëse në ndërmarrje ka një person teknik që e ka vërtet atë kohë, kodi i hapur është zgjedhje e arsyeshme dhe meriton respekt. Nëse ai person nuk ekziston, kostoja nuk është zhdukur: është zhvendosur mbi dikë që duhej të bënte diçka tjetër.

Pyetjet përpara se të firmosni

Merrini me vete në takim, vlejnë më shumë se një demonstrim tjetër:

1. Sa përdorues përfshin çmimi dhe sa kushton i dhjeti?
2. Sa hapësirë përfshihet dhe sa kushton gigabajti tjetër?
3. A janë të përfshira vënia në punë, zhvendosja e arkivit dhe trajnimi? Nëse jo, sa ditë vlerësohen?
4. A faturohen OCR-ja dhe funksionet me inteligjencë artificiale sipas përdorimit? Sa kushton një njësi?
5. A është e detyrueshme tarifa e mirëmbajtjes? Çfarë pushon së funksionuari nëse nuk e rinovoj?
6. Çfarë rritjesh parashikohen në rinovim?
7. Nëse largohem, si i marr dokumentet e mia, në çfarë formati dhe me çfarë kostoje?

E fundit është më e rëndësishmja dhe më e harruara. Një arkiv që nuk mund ta marrësh me vete është një arkiv që të ka blerë ty.

Si qëndrojmë ne

Blina Space i publikon çmimet, dhe e bën me qëllim. Paketat janë tri: Starter me 15 euro në muaj, me 2 përdorues dhe 25 GB, Team me 29 euro, me 4 përdorues dhe 250 GB, Business me 59 euro, me 8 përdorues dhe 1 TB. Çdo përdorues shtesë kushton 6 euro, prova zgjat 15 ditë dhe nuk kërkon kartë. Me pagesë vjetore kursehen dy muaj.

Brenda janë tashmë gjërat që gjetkë shiten si module më vete: OCR, kërkim sipas përmbajtjes e jo vetëm sipas emrit të skedarit, asistent inteligjent që punon mbi dokumentet tuaja, chat dhe transferim skedarësh, kosh me rikthim, regjistër i veprimeve, antivirus mbi çdo skedar, bazë të dhënash e veçantë për çdo ndërmarrje dhe strehim në Gjermani.

Për instalimin brenda ndërmarrjes çmimi varet nga numri i vendeve të punës dhe niveli i mbështetjes, prandaj mbetet me kërkesë. Por tarifa në cloud, ajo që u takon gati të gjitha bizneseve që na shkruajnë, është e shkruar në faqe, pa telefonata.

Nuk është bujari: një vendim prej 29 eurosh në muaj nuk meriton tri javë bisedime, as për ju, as për ne.