Quanto costa davvero un sistema di gestione documentale

Provate a cercare quanto costa un sistema di gestione documentale. Nella maggior parte dei casi non trovate una cifra: trovate un modulo di contatto. Il prezzo esiste, ma arriva dopo una telefonata, una demo e un preventivo su misura, cioè dopo due o tre settimane.

Per un’azienda di dieci persone questa non è una formalità. È la differenza fra decidere in due minuti e dover aprire una trattativa per sapere se una cosa sta o non sta nel budget. Questo articolo mette in fila le voci che compongono davvero il costo di un DMS, così potete fare il conto anche quando il listino non c’è.

Perché quasi nessuno pubblica il prezzo

Nel mercato documentale classico il listino pubblico è l’eccezione. I fornitori storici, quelli che vendono a medie e grandi imprese, lavorano quasi tutti a preventivo. Le ragioni sono comprensibili dal loro punto di vista:

• il prezzo dipende da moduli, integrazioni e numero di postazioni, e le combinazioni sono tante;
• il progetto include quasi sempre giornate di consulenza, che si stimano solo dopo aver visto l’azienda;
• una rete di rivenditori applica margini diversi, e un listino unico li metterebbe in difficoltà;
• un numero pubblico si può confrontare, e chi vende preferisce spiegare il valore prima di dire la cifra.

Il risultato pratico, però, ricade su di voi: senza un riferimento non sapete se state guardando una cosa da venti euro al mese o da ventimila euro di progetto, e non potete confrontare due offerte finché non le avete richieste entrambe.

Le voci che compongono il costo

Un preventivo serio contiene molto più della licenza. Queste sono le voci da cercare, una per una.

Licenza o canone. È la cifra che tutti guardano. Può essere mensile, annuale o perpetua. Attenzione alla licenza perpetua: quasi sempre è accompagnata da un canone di manutenzione annuo, senza il quale non ricevete né aggiornamenti né supporto.

Numero di utenti. Qui cambia tutto. Alcuni fornitori contano gli utenti nominali, altri gli accessi contemporanei, altri distinguono fra utenti pieni e utenti di sola lettura. Chiedete sempre come si conta un collega che entra due volte al mese: in certi listini costa quanto chi ci lavora tutto il giorno.

Spazio di archiviazione. Un archivio documentale cresce e non torna indietro. Verificate quanto spazio è incluso e quanto costa il gigabyte in più, perché è la voce che si gonfia in silenzio negli anni.

Attivazione e configurazione. Creazione della struttura, permessi, tipi di documento, eventuali flussi di approvazione. Nel cloud spesso è inclusa o costa poco. In un progetto installato in azienda è una voce a giornate.

Migrazione dei documenti esistenti. Portare dentro vent’anni di cartelle non è un copia e incolla: va deciso cosa entra, come si nomina, come si classifica. Chiedete se è compresa e per quanti gigabyte.

Formazione. Poche ore, ma vanno messe a bilancio, comprese quelle delle persone che partecipano invece di lavorare.

Consumi variabili. OCR, riconoscimento automatico dei dati, funzioni di intelligenza artificiale: spesso si pagano a volume o a crediti. Fatevi dire il costo unitario e stimate il vostro volume mensile reale.

Infrastruttura, se installate in casa. Server, sistema operativo, database, backup, certificati, e soprattutto le ore della persona che tiene tutto in piedi.

I tre modelli di listino

Quasi tutte le offerte ricadono in una di queste tre forme, e sapere quale avete davanti aiuta a prevedere come crescerà la spesa.

Prezzo per utente. Lineare e prevedibile finché la squadra è piccola. A venti o trenta persone diventa la voce principale, ed è il modello che penalizza chi vorrebbe dare accesso in lettura a tutti.

Prezzo per azienda. Una quota fissa, utenti inclusi entro una soglia. Conviene ai team numerosi, meno a chi è in due. Il rischio è il salto di fascia: si passa da un piano al successivo di colpo, e la differenza può essere di centinaia di euro.

Prezzo a volume. Per numero di documenti, pagine o gigabyte. Sembra il più equo, ma è anche il più difficile da prevedere, perché nessuno sa quante pagine archivierà l’anno prossimo.

Il conto su tre anni, per dieci persone

Un canone mensile dice poco. Il numero che conta è quanto avrete speso alla fine del terzo anno, con dentro tutto.

Per un’azienda di dieci persone in cloud il conto si costruisce così: canone annuo, più gli utenti extra oltre la soglia inclusa, più l’eventuale spazio aggiuntivo, più i consumi variabili, più le ore di avvio del primo anno. Se il canone è pubblicato, il calcolo lo fate da soli in dieci minuti.

Per la stessa azienda con un’installazione in casa il conto ha una forma diversa: una cifra alta il primo anno, che comprende licenza, installazione e migrazione, poi una manutenzione annua più bassa, alla quale però va sommato ciò che quasi nessun preventivo scrive, cioè il tempo interno per aggiornamenti, backup verificati, certificati e ripristini di prova. Sono giornate, non minuti, e vanno valorizzate al costo reale di chi le fa.

La regola pratica: un confronto fatto solo sul primo anno favorisce il cloud, un confronto fatto solo sulla licenza favorisce l’installazione in casa. Solo il triennio completo dice la verità.

«Ma esiste una soluzione gratis»

È una domanda legittima, e la risposta onesta è che sì, esistono ottimi progetti open source per archiviare documenti, con licenza a costo zero. Contro zero non si vince sul prezzo, e non ha senso provarci.

Quello che cambia è cosa comprate insieme al software:

• chi risponde quando non funziona. Con l’open source la risposta siete voi, o un consulente pagato a ore quando capita;
• gli aggiornamenti di sicurezza, che vanno seguiti e applicati, non solo scaricati;
• i backup verificati, cioè quelli che qualcuno ha davvero provato a ripristinare;
• la responsabilità. Se l’archivio diventa irrecuperabile, con un fornitore avete un contratto e una controparte. Con l’installazione fatta in casa avete un collega dispiaciuto;
• il tempo. Un’installazione tenuta bene chiede qualche ora al mese, tutti i mesi, per anni.

Se in azienda c’è una persona tecnica che quel tempo ce l’ha davvero, l’open source è una scelta ragionevole e va rispettata. Se quella persona non c’è, il costo non è sparito: si è spostato sulle spalle di qualcuno che nel frattempo dovrebbe fare altro.

Le domande da fare prima di firmare

Portatele in trattativa, servono più di una demo:

1. Il prezzo comprende quanti utenti, e quanto costa il decimo?
2. Quanto spazio è incluso e quanto costa il gigabyte successivo?
3. Attivazione, migrazione e formazione sono comprese? Se no, quante giornate stimate?
4. OCR e funzioni di intelligenza artificiale si pagano a consumo? Quanto costa un’unità?
5. Il canone di manutenzione è obbligatorio? Cosa smette di funzionare se non lo rinnovo?
6. Che aumenti sono previsti al rinnovo?
7. Se me ne vado, come riprendo i miei documenti, in che formato, e a che costo?

L’ultima è la più importante e la più trascurata. Un archivio che non si può portare via è un archivio che vi ha comprati.

Come siamo messi noi

Blina Space pubblica i prezzi, e lo fa apposta. I piani sono tre: Starter a 15 euro al mese con 2 utenti e 25 GB, Team a 29 euro con 4 utenti e 250 GB, Business a 59 euro con 8 utenti e 1 TB. Gli utenti in più costano 6 euro ciascuno, la prova è di 15 giorni e non chiede la carta di credito. Con il pagamento annuale si risparmiano due mesi.

Dentro ci sono già le cose che altrove sono moduli separati: OCR, ricerca sul contenuto, assistente sui documenti, chat e trasferimenti, cestino con ripristino, registro delle attività, antivirus su ogni file, database dedicato per ogni azienda e hosting in Germania.

Per l’installazione in azienda il prezzo dipende dal numero di postazioni e dal livello di assistenza, quindi resta su richiesta. Ma il canone cloud, quello che riguarda la quasi totalità delle aziende che ci scrivono, è scritto sul sito, senza bisogno di telefonate.

Non è generosità: una decisione da 29 euro al mese non merita tre settimane di trattativa, né a voi né a noi.