Bir belge yönetim sistemi gerçekte ne kadara mal olur?

Bir belge yönetim sisteminin ne kadara mal olduğunu aramayı deneyin. Çoğu durumda bir rakam değil, bir iletişim formu bulursunuz. Fiyat vardır, ama bir telefon görüşmesinden, bir tanıtımdan ve size özel bir tekliften sonra gelir; yani iki üç hafta sonra.

On kişilik bir şirket için bu bir formalite değildir. İki dakikada karar vermekle, bir şeyin bütçeye sığıp sığmadığını öğrenmek için satış sürecine girmek arasındaki farktır. Bu yazı, bir belge yönetim sisteminin maliyetini gerçekten oluşturan kalemleri sıralıyor; böylece yayımlanmış bir fiyat listesi olmadığında da hesabı kendiniz yapabilirsiniz.

Neden neredeyse hiç kimse fiyat yayımlamıyor

Klasik belge yönetimi pazarında açık fiyat listesi istisnadır. Orta ve büyük ölçekli kurumlara satan köklü sağlayıcıların neredeyse tamamı teklif usulüyle çalışır. Onların açısından nedenleri anlaşılır:

• fiyat modüllere, entegrasyonlara ve kullanıcı sayısına bağlıdır ve kombinasyonlar çoktur;
• proje neredeyse her zaman danışmanlık günleri içerir; bunlar ancak şirket görüldükten sonra tahmin edilebilir;
• bir bayi ağı farklı kâr marjlarıyla çalışır ve tek bir liste onları zor durumda bırakır;
• yayımlanan bir rakam karşılaştırılabilir, satış yapan taraf ise önce değeri anlatmayı tercih eder.

Ancak bunun pratik sonucu size kalır: bir kıyas noktanız olmadan ayda yirmi euroluk bir şeye mi yoksa yirmi bin euroluk bir projeye mi baktığınızı bilemezsiniz ve iki teklifi ancak ikisini de istedikten sonra karşılaştırabilirsiniz.

Maliyeti oluşturan kalemler

Ciddi bir teklif lisanstan çok daha fazlasını içerir. Tek tek sorulması gereken kalemler şunlardır.

Lisans ya da abonelik. Herkesin baktığı rakam budur. Aylık, yıllık ya da süresiz olabilir. Süresiz lisansa dikkat: neredeyse her zaman yıllık bir bakım bedeliyle birlikte gelir; o olmadan ne güncelleme alırsınız ne de destek.

Kullanıcı sayısı. Asıl fark burada ortaya çıkar. Kimi sağlayıcı adlandırılmış kullanıcıyı sayar, kimi eşzamanlı erişimi, kimi de tam yetkili kullanıcı ile yalnızca okuyanı ayırır. Ayda iki kez giren bir çalışanın nasıl sayıldığını mutlaka sorun: bazı listelerde gün boyu çalışan biri kadar tutar.

Depolama alanı. Bir belge arşivi büyür ve bir daha küçülmez. Ne kadar alan dahil olduğunu ve ek gigabaytın kaça geldiğini kontrol edin; yıllar içinde sessizce şişen kalem budur.

Kurulum ve yapılandırma. Klasör yapısı, yetkiler, belge türleri, gerekiyorsa onay akışları. Bulutta çoğu zaman dahildir ya da az tutar. Şirket içine kurulan bir projede ise adam-gün olarak hesaplanır.

Mevcut belgelerin taşınması. Yirmi yıllık klasörleri içeri almak kopyala-yapıştır değildir: neyin gireceğine, nasıl adlandırılacağına ve nasıl sınıflandırılacağına karar vermek gerekir. Dahil olup olmadığını ve kaç gigabayt için geçerli olduğunu sorun.

Eğitim. Birkaç saat, ama bütçeye yazılmalı; katılanların çalışma süresi de dahil.

Kullanıma bağlı kalemler. OCR, otomatik veri okuma, yapay zekâ işlevleri: çoğunlukla hacme ya da krediye göre faturalanır. Birim fiyatı sorun ve gerçek aylık hacminizi tahmin edin.

Altyapı, kendi sunucunuza kurarsanız. Sunucu, işletim sistemi, veritabanı, yedekler, sertifikalar ve hepsinden önemlisi bütün bunları ayakta tutan kişinin saatleri.

Üç fiyatlandırma modeli

Tekliflerin neredeyse tamamı bu üç biçimden birine girer ve karşınızdakinin hangisi olduğunu bilmek giderin nasıl büyüyeceğini öngörmeye yardım eder.

Kullanıcı başına fiyat. Ekip küçükken doğrusal ve öngörülebilir. Yirmi otuz kişide ana kalem hâline gelir ve herkese okuma erişimi vermek isteyeni cezalandıran model budur.

Şirket başına fiyat. Belirli bir sınıra kadar kullanıcı dahil, sabit bir ücret. Kalabalık ekiplere uygundur, iki kişiyseniz daha az. Riski basamak sıçramasıdır: bir paketten diğerine bir anda geçilir ve fark yüzlerce euro olabilir.

Hacme göre fiyat. Belge, sayfa ya da gigabayt başına. En adil görünen modeldir, ama öngörmesi en zor olanıdır; çünkü kimse gelecek yıl kaç sayfa arşivleyeceğini bilmez.

On kişi için üç yıllık hesap

Aylık ücret çok az şey söyler. Önemli olan rakam, üçüncü yılın sonunda her şey dahil ne kadar harcamış olacağınızdır.

Bulutta on kişilik bir şirket için hesap şöyle kurulur: yıllık ücret, dahil sınırı aşan kullanıcılar, gerekiyorsa ek depolama, kullanıma bağlı kalemler ve ilk yılın devreye alma emeği. Ücret yayımlanmışsa bu hesabı on dakikada kendiniz yaparsınız.

Aynı şirket sistemi kendi içine kurarsa hesabın biçimi değişir: ilk yıl lisans, kurulum ve taşımayı kapsayan yüksek bir rakam, ardından daha düşük bir yıllık bakım. Ama buna, hemen hiçbir teklifte yazmayan bir şeyi eklemek gerekir: güncellemeler, denenmiş yedekler, sertifikalar ve deneme geri yüklemeleri için harcanan kurum içi zaman. Bunlar dakika değil, gündür ve o işi yapan kişinin gerçek maliyetiyle değerlenmelidir.

Pratik kural: yalnızca ilk yıla bakan bir karşılaştırma bulutun lehine, yalnızca lisansa bakan bir karşılaştırma şirket içi kurulumun lehine çıkar. Gerçeği sadece üç yılın tamamı söyler.

”Ama ücretsiz bir çözüm var”

Soru yerindedir ve dürüst yanıt şudur: evet, belge arşivlemek için lisans bedeli olmayan çok iyi açık kaynak projeleri vardır. Sıfırla fiyat üzerinden yarışılmaz ve denemenin de anlamı yoktur.

Değişen şey, yazılımla birlikte ne satın aldığınızdır:

• çalışmadığında kimin yanıt vereceği. Açık kaynakta bu yanıt sizsiniz ya da o gün geldiğinde saat ücretiyle ödediğiniz bir danışman;
• güvenlik güncellemeleri, ki bunlar yalnızca indirilmez, takip edilip uygulanır;
• denenmiş yedekler, yani birinin gerçekten geri yüklemeyi denediği yedekler;
• sorumluluk. Arşiv kurtarılamaz hâle gelirse, bir sağlayıcıyla sözleşmeniz ve muhatabınız olur. Kendi kurduğunuz sistemde ise üzgün bir çalışma arkadaşınız olur;
• zaman. İyi bakılan bir kurulum her ay birkaç saat ister, yıllar boyunca.

Şirkette bu zamana gerçekten sahip teknik bir kişi varsa açık kaynak makul bir tercihtir ve saygıyı hak eder. O kişi yoksa maliyet ortadan kalkmamıştır: başka bir iş yapması gereken birinin üzerine kaymıştır.

İmzadan önce sorulacak sorular

Bunları görüşmeye götürün; bir tanıtımdan daha çok işe yararlar:

1. Fiyata kaç kullanıcı dahil ve onuncusu kaça geliyor?
2. Ne kadar depolama dahil ve sonraki gigabayt kaça geliyor?
3. Kurulum, taşıma ve eğitim dahil mi? Değilse kaç gün öngörüyorsunuz?
4. OCR ve yapay zekâ işlevleri kullanıma göre mi faturalanıyor? Bir birim kaça geliyor?
5. Bakım bedeli zorunlu mu? Yenilemezsem ne çalışmaz olur?
6. Yenilemede hangi zamlar öngörülüyor?
7. Ayrılırsam belgelerimi nasıl, hangi biçimde ve hangi bedelle geri alırım?

Sonuncusu en önemlisi ve en çok atlananıdır. Yanınızda götüremediğiniz bir arşiv, sizi satın almış bir arşivdir.

Bizim durumumuz

Blina Space fiyatlarını yayımlıyor ve bunu bilerek yapıyor. Üç paket var: Starter ayda 15 euro, 2 kullanıcı ve 25 GB; Team 29 euro, 4 kullanıcı ve 250 GB; Business 59 euro, 8 kullanıcı ve 1 TB. Ek her kullanıcı 6 euro, deneme 15 gün sürüyor ve kart istemiyor. Yıllık ödemede iki ay bedava.

İçinde, başka yerlerde ayrı modül olarak satılan şeyler baştan var: OCR, dosya adına değil içeriğe göre arama, kendi belgeleriniz üzerinde çalışan yapay zekâ asistanı, sohbet ve dosya transferi, geri yükleme özellikli çöp kutusu, işlem kaydı, her dosyada virüs taraması, her şirkete ayrı veritabanı ve Almanya’da barındırma.

Şirket içi kurulumda fiyat, kullanıcı sayısına ve destek düzeyine bağlı olduğu için talep üzerine kalıyor. Ama bize yazan şirketlerin neredeyse tamamını ilgilendiren bulut aboneliği, telefon görüşmesine gerek kalmadan sitede yazıyor.

Bu bir cömertlik değil: ayda 29 euroluk bir karar, ne sizin ne de bizim üç haftalık bir satış sürecimizi hak ediyor.