Was kostet ein Dokumentenmanagement-System wirklich?

Suchen Sie einmal, was ein Dokumentenmanagement-System kostet. In den meisten Fällen finden Sie keine Zahl, sondern ein Kontaktformular. Den Preis gibt es, aber er kommt nach einem Telefonat, einer Demo und einem individuellen Angebot, also nach zwei bis drei Wochen.

Für einen Betrieb mit zehn Personen ist das keine Formalie. Es ist der Unterschied zwischen einer Entscheidung in zwei Minuten und einem Vertriebsprozess, nur um zu erfahren, ob etwas überhaupt ins Budget passt. Dieser Artikel führt die Posten auf, aus denen sich die Kosten eines DMS tatsächlich zusammensetzen, damit Sie auch dann rechnen können, wenn keine Preisliste vorliegt.

Warum kaum jemand den Preis veröffentlicht

Im klassischen Dokumentenmarkt ist die öffentliche Preisliste die Ausnahme. Die etablierten Anbieter, die an mittlere und große Unternehmen verkaufen, arbeiten fast alle mit individuellen Angeboten. Aus ihrer Sicht ist das nachvollziehbar:

• der Preis hängt von Modulen, Schnittstellen und Arbeitsplätzen ab, und die Kombinationen sind zahlreich;
• das Projekt enthält fast immer Beratungstage, die sich erst nach einem Blick in den Betrieb schätzen lassen;
• ein Partnernetz arbeitet mit unterschiedlichen Margen, und eine einheitliche Liste würde die Händler unter Druck setzen;
• eine veröffentlichte Zahl lässt sich vergleichen, und wer verkauft, erklärt lieber zuerst den Nutzen.

Die praktische Folge tragen allerdings Sie: Ohne Anhaltspunkt wissen Sie nicht, ob Sie über zwanzig Euro im Monat oder über ein Projekt für zwanzigtausend Euro sprechen, und Sie können zwei Angebote erst vergleichen, wenn Sie beide angefordert haben.

Die Posten, aus denen sich die Kosten ergeben

Ein seriöses Angebot enthält weit mehr als die Lizenz. Diese Punkte sollten Sie einzeln abfragen.

Lizenz oder Abo. Das ist die Zahl, auf die alle schauen. Sie kann monatlich, jährlich oder als Kauflizenz kommen. Vorsicht bei der Kauflizenz: Sie ist fast immer mit einer jährlichen Wartungsgebühr verbunden, ohne die es weder Updates noch Support gibt.

Anzahl der Benutzer. Hier entscheidet sich am meisten. Manche Anbieter zählen benannte Benutzer, andere gleichzeitige Zugriffe, wieder andere unterscheiden zwischen Voll- und Lesezugriff. Fragen Sie immer, wie ein Kollege gezählt wird, der zweimal im Monat hineinschaut: In manchen Listen kostet er so viel wie jemand, der den ganzen Tag damit arbeitet.

Speicherplatz. Ein Dokumentenarchiv wächst und schrumpft nie wieder. Prüfen Sie, wie viel Speicher enthalten ist und was jedes weitere Gigabyte kostet. Das ist der Posten, der über die Jahre unbemerkt größer wird.

Einrichtung und Konfiguration. Ablagestruktur, Berechtigungen, Dokumentarten, gegebenenfalls Freigabeprozesse. In der Cloud ist das oft enthalten oder günstig. Bei einer Installation im Haus ist es eine Position in Personentagen.

Migration des Altbestands. Zwanzig Jahre Ordnerstruktur zu übernehmen ist kein Kopiervorgang: Es muss entschieden werden, was hineinkommt, wie benannt und wie verschlagwortet wird. Fragen Sie, ob das enthalten ist und für wie viele Gigabyte.

Schulung. Wenige Stunden, die aber budgetiert gehören, samt der Arbeitszeit der Teilnehmenden.

Verbrauchsabhängige Posten. OCR, automatische Datenerkennung, KI-Funktionen: Sie werden häufig nach Volumen oder Guthaben abgerechnet. Lassen Sie sich den Preis pro Einheit nennen und schätzen Sie Ihr tatsächliches Monatsvolumen.

Infrastruktur bei Installation im Haus. Server, Betriebssystem, Datenbank, Backup, Zertifikate und vor allem die Arbeitszeit der Person, die das Ganze am Laufen hält.

Die drei Preismodelle

Fast jedes Angebot folgt einem dieser drei Muster. Zu wissen, welches vor Ihnen liegt, hilft abzuschätzen, wie die Kosten mitwachsen.

Preis pro Benutzer. Linear und planbar, solange das Team klein ist. Bei zwanzig oder dreißig Personen wird es der größte Posten, und es ist das Modell, das bestraft, wer allen einen Lesezugriff geben möchte.

Preis pro Unternehmen. Ein fester Betrag, Benutzer bis zu einer Grenze inklusive. Gut für größere Teams, weniger gut, wenn Sie zu zweit sind. Das Risiko ist der Stufensprung: Von einem Paket zum nächsten geht es auf einen Schlag, und die Differenz kann dreistellig sein.

Preis nach Volumen. Nach Dokumenten, Seiten oder Gigabyte. Wirkt am fairsten, ist aber am schwersten vorherzusagen, denn niemand weiß, wie viele Seiten im nächsten Jahr anfallen.

Die Dreijahresrechnung für zehn Personen

Eine Monatsgebühr sagt wenig. Die Zahl, auf die es ankommt, ist, was am Ende des dritten Jahres ausgegeben wurde, und zwar mit allem.

Für einen Betrieb mit zehn Personen in der Cloud entsteht die Rechnung so: Jahresgebühr, plus Benutzer über der enthaltenen Grenze, plus zusätzlicher Speicher, plus verbrauchsabhängige Posten, plus die Startaufwände im ersten Jahr. Ist die Gebühr veröffentlicht, rechnen Sie das in zehn Minuten selbst aus.

Bei einer Installation im Haus hat die Rechnung eine andere Form: eine hohe Summe im ersten Jahr für Lizenz, Installation und Migration, danach eine niedrigere Jahreswartung, zu der jedoch addiert werden muss, was in kaum einem Angebot steht, nämlich die interne Zeit für Updates, geprüfte Backups, Zertifikate und Testwiederherstellungen. Das sind Tage, keine Minuten, und sie gehören zu den echten Kosten der Person, die sie leistet.

Die Faustregel: Ein Vergleich nur über das erste Jahr begünstigt die Cloud, ein Vergleich nur über die Lizenz begünstigt die Installation im Haus. Erst die vollen drei Jahre sagen die Wahrheit.

„Es gibt doch eine kostenlose Lösung”

Die Frage ist berechtigt, und die ehrliche Antwort lautet: Ja, es gibt sehr gute Open-Source-Projekte zur Dokumentenablage, lizenzkostenfrei. Gegen null gewinnt man beim Preis nicht, und es lohnt sich nicht, es zu versuchen.

Was sich unterscheidet, ist das, was Sie zusammen mit der Software bekommen:

• wer antwortet, wenn es nicht läuft. Bei Open Source sind das Sie selbst oder ein Dienstleister, den Sie im Ernstfall nach Stunden bezahlen;
• die Sicherheitsupdates, die verfolgt und eingespielt werden müssen, nicht nur heruntergeladen;
• geprüfte Backups, also solche, deren Wiederherstellung tatsächlich einmal jemand ausprobiert hat;
• die Verantwortung. Ist das Archiv nicht mehr herstellbar, haben Sie beim Anbieter einen Vertrag und einen Ansprechpartner. Bei der Eigeninstallation haben Sie einen betroffenen Kollegen;
• die Zeit. Eine gut gepflegte Installation kostet ein paar Stunden im Monat, jeden Monat, über Jahre.

Wenn es im Betrieb eine technische Person gibt, die diese Zeit wirklich hat, ist Open Source eine vernünftige Entscheidung und verdient Respekt. Fehlt diese Person, sind die Kosten nicht verschwunden: Sie sind auf jemanden verlagert worden, der eigentlich etwas anderes tun sollte.

Die Fragen vor der Unterschrift

Nehmen Sie diese Liste ins Gespräch mit, sie bringt mehr als eine weitere Demo:

1. Wie viele Benutzer sind im Preis enthalten, und was kostet der zehnte?
2. Wie viel Speicher ist enthalten, und was kostet das nächste Gigabyte?
3. Sind Einrichtung, Migration und Schulung enthalten? Wenn nein, wie viele Tage werden geschätzt?
4. Werden OCR und KI-Funktionen nach Verbrauch abgerechnet? Was kostet eine Einheit?
5. Ist die Wartungsgebühr verpflichtend? Was funktioniert nicht mehr, wenn ich sie nicht verlängere?
6. Welche Preisanpassungen sind bei der Verlängerung vorgesehen?
7. Wenn ich wechsle: Wie bekomme ich meine Dokumente zurück, in welchem Format, und zu welchen Kosten?

Die letzte Frage ist die wichtigste und die am häufigsten vergessene. Ein Archiv, das man nicht mitnehmen kann, ist ein Archiv, das Sie gekauft hat.

Wie wir es halten

Blina Space veröffentlicht die Preise, und zwar bewusst. Es gibt drei Pakete: Starter für 15 Euro im Monat mit 2 Benutzern und 25 GB, Team für 29 Euro mit 4 Benutzern und 250 GB, Business für 59 Euro mit 8 Benutzern und 1 TB. Jeder weitere Benutzer kostet 6 Euro, die Testphase läuft 15 Tage und verlangt keine Kreditkarte. Bei jährlicher Zahlung sind zwei Monate frei. Es sind Endpreise, ohne Umsatzsteuer nach § 19 UStG.

Enthalten ist bereits, was anderswo als Zusatzmodul verkauft wird: OCR, Volltextsuche über den Inhalt, KI-Assistent auf den eigenen Dokumenten, Chat und Dateitransfer, Papierkorb mit Wiederherstellung, Aktivitätsprotokoll, Virenprüfung jeder Datei, eine eigene Datenbank je Unternehmen und Hosting in Deutschland.

Für die Installation im eigenen Haus hängt der Preis von Arbeitsplätzen und Betreuungsumfang ab und bleibt deshalb auf Anfrage. Die Cloud-Gebühr aber, und das betrifft nahezu alle Betriebe, die uns schreiben, steht auf der Website, ohne Telefonat.

Das ist keine Großzügigkeit: Eine Entscheidung über 29 Euro im Monat verdient keine drei Wochen Vertriebsprozess, weder bei Ihnen noch bei uns.