Combien coûte réellement une solution de gestion documentaire

Essayez de chercher combien coûte une solution de gestion électronique des documents. Dans la plupart des cas vous ne trouverez pas un chiffre, mais un formulaire de contact. Le prix existe, seulement il arrive après un appel, une démonstration et un devis sur mesure, c’est-à-dire deux à trois semaines plus tard.

Pour une entreprise de dix personnes, ce n’est pas un détail de forme. C’est la différence entre décider en deux minutes et ouvrir une négociation simplement pour savoir si la chose entre dans le budget. Cet article détaille les postes qui composent vraiment le coût d’une GED, afin que vous puissiez faire le calcul même sans grille tarifaire publiée.

Pourquoi presque personne n’affiche ses prix

Sur le marché documentaire classique, la grille publique est l’exception. Les éditeurs historiques, ceux qui s’adressent aux moyennes et grandes structures, travaillent presque tous au devis. De leur point de vue, les raisons se comprennent :

• le prix dépend des modules, des interfaces et du nombre de postes, et les combinaisons sont nombreuses ;
• le projet comprend presque toujours des jours de conseil, qui ne s’estiment qu’après avoir vu l’entreprise ;
• un réseau d’intégrateurs applique des marges différentes, et une grille unique les mettrait en difficulté ;
• un chiffre public se compare, et un commercial préfère expliquer la valeur avant d’annoncer le montant.

La conséquence pratique, elle, retombe sur vous : sans repère, vous ne savez pas si vous parlez de vingt euros par mois ou d’un projet à vingt mille euros, et vous ne pouvez comparer deux offres qu’après les avoir demandées toutes les deux.

Les postes qui composent le coût

Un devis sérieux contient bien plus que la licence. Voici les postes à demander, un par un.

Licence ou abonnement. C’est le chiffre que tout le monde regarde. Il peut être mensuel, annuel ou perpétuel. Attention à la licence perpétuelle : elle s’accompagne presque toujours d’une maintenance annuelle, sans laquelle vous n’avez ni mises à jour ni support.

Nombre d’utilisateurs. C’est là que tout se joue. Certains éditeurs comptent les utilisateurs nommés, d’autres les connexions simultanées, d’autres encore distinguent les accès complets des accès en lecture seule. Demandez toujours comment est compté un collègue qui se connecte deux fois par mois : dans certaines grilles, il coûte autant que celui qui y travaille toute la journée.

Espace de stockage. Un fonds documentaire grossit et ne redescend jamais. Vérifiez ce qui est inclus et le prix du gigaoctet supplémentaire, car c’est le poste qui enfle discrètement au fil des années.

Mise en service et paramétrage. Arborescence, droits, types de documents, circuits de validation le cas échéant. Dans le cloud, c’est souvent inclus ou peu coûteux. Dans un projet installé sur site, cela se compte en jours.

Reprise de l’existant. Reprendre vingt ans de dossiers n’est pas un copier-coller : il faut décider ce qui entre, comment on le nomme et comment on le classe. Demandez si c’est inclus et pour quel volume.

Formation. Quelques heures, mais elles doivent figurer au budget, temps des participants compris.

Postes à l’usage. OCR, reconnaissance automatique des données, fonctions d’intelligence artificielle : elles se facturent souvent au volume ou au crédit. Faites-vous préciser le prix unitaire et estimez votre volume mensuel réel.

Infrastructure, en cas d’installation sur site. Serveur, système, base de données, sauvegardes, certificats, et surtout les heures de la personne qui maintient l’ensemble.

Les trois modèles de tarification

Presque toutes les offres se rangent dans l’une de ces trois formes, et savoir laquelle vous avez en face aide à prévoir l’évolution de la dépense.

Prix par utilisateur. Linéaire et prévisible tant que l’équipe est petite. À vingt ou trente personnes, il devient le poste principal, et c’est le modèle qui pénalise celui qui voudrait donner un accès en lecture à tout le monde.

Prix par entreprise. Un forfait, utilisateurs inclus jusqu’à un seuil. Intéressant pour les équipes nombreuses, moins quand vous êtes deux. Le risque est le saut de palier : on passe d’une formule à la suivante d’un coup, et l’écart peut se compter en centaines d’euros.

Prix au volume. Au document, à la page ou au gigaoctet. C’est le modèle qui paraît le plus juste et le plus difficile à anticiper, car personne ne sait combien de pages arriveront l’an prochain.

Le calcul sur trois ans, pour dix personnes

Un abonnement mensuel ne dit pas grand-chose. Le chiffre qui compte, c’est ce que vous aurez dépensé à la fin de la troisième année, tout compris.

Pour une entreprise de dix personnes dans le cloud, le calcul se construit ainsi : abonnement annuel, plus les utilisateurs au-delà du seuil inclus, plus l’éventuel stockage supplémentaire, plus les postes à l’usage, plus l’effort de démarrage la première année. Si le tarif est publié, vous faites ce calcul vous-même en dix minutes.

Pour la même entreprise avec une installation sur site, le calcul prend une autre forme : un montant élevé la première année, comprenant licence, installation et reprise de l’existant, puis une maintenance annuelle plus faible, à laquelle il faut pourtant ajouter ce que presque aucun devis n’écrit, à savoir le temps interne consacré aux mises à jour, aux sauvegardes vérifiées, aux certificats et aux restaurations de test. Ce sont des jours, pas des minutes, et ils se valorisent au coût réel de celui qui les assure.

La règle pratique : une comparaison limitée à la première année favorise le cloud, une comparaison limitée à la licence favorise l’installation sur site. Seules les trois années complètes disent la vérité.

« Mais il existe une solution gratuite »

La question est légitime, et la réponse honnête est oui : il existe d’excellents projets open source pour archiver des documents, sans coût de licence. On ne gagne pas contre zéro sur le terrain du prix, et il est inutile d’essayer.

Ce qui change, c’est ce que vous achetez avec le logiciel :

• qui répond quand cela ne fonctionne plus. Avec l’open source, c’est vous, ou un prestataire payé à l’heure le jour où cela arrive ;
• les mises à jour de sécurité, qu’il faut suivre et appliquer, pas seulement télécharger ;
• les sauvegardes vérifiées, c’est-à-dire celles que quelqu’un a réellement essayé de restaurer ;
• la responsabilité. Si le fonds devient irrécupérable, avec un éditeur vous avez un contrat et un interlocuteur. Avec une installation maison, vous avez un collègue désolé ;
• le temps. Une installation bien tenue demande quelques heures par mois, tous les mois, pendant des années.

Si l’entreprise compte une personne technique qui dispose vraiment de ce temps, l’open source est un choix raisonnable et respectable. Si cette personne n’existe pas, le coût n’a pas disparu : il s’est déplacé sur quelqu’un qui devrait faire autre chose.

Les questions à poser avant de signer

Emportez-les en rendez-vous, elles valent plus qu’une démonstration de plus :

1. Combien d’utilisateurs le prix comprend-il, et combien coûte le dixième ?
2. Quel stockage est inclus, et combien coûte le gigaoctet suivant ?
3. La mise en service, la reprise de l’existant et la formation sont-elles comprises ? Sinon, combien de jours estimez-vous ?
4. L’OCR et les fonctions d’intelligence artificielle sont-elles facturées à l’usage ? Quel est le prix d’une unité ?
5. La maintenance est-elle obligatoire ? Qu’est-ce qui cesse de fonctionner si je ne la renouvelle pas ?
6. Quelles hausses sont prévues au renouvellement ?
7. Si je pars, comment récupérer mes documents, dans quel format, et à quel coût ?

La dernière est la plus importante et la plus souvent oubliée. Un fonds documentaire que l’on ne peut pas emporter est un fonds qui vous a achetés.

Ce que nous faisons de notre côté

Blina Space publie ses tarifs, et c’est un choix. Il y a trois formules : Starter à 15 euros par mois avec 2 utilisateurs et 25 Go, Team à 29 euros avec 4 utilisateurs et 250 Go, Business à 59 euros avec 8 utilisateurs et 1 To. Chaque utilisateur supplémentaire coûte 6 euros, l’essai dure 15 jours et ne demande pas de carte bancaire. Le paiement annuel offre deux mois.

Sont déjà inclus des éléments vendus ailleurs comme modules séparés : OCR, recherche dans le contenu et pas seulement dans le nom du fichier, assistant intelligent travaillant sur vos propres documents, messagerie interne et transfert de fichiers, corbeille avec restauration, journal d’activité, analyse antivirus de chaque fichier, base de données dédiée par entreprise et hébergement en Allemagne.

Pour une installation sur site, le prix dépend du nombre de postes et du niveau d’accompagnement : il reste donc sur demande. Mais l’abonnement cloud, celui qui concerne la quasi-totalité des entreprises qui nous écrivent, est affiché sur le site, sans appel téléphonique.

Ce n’est pas de la générosité : une décision à 29 euros par mois ne mérite pas trois semaines de négociation, ni pour vous ni pour nous.