Cuánto cuesta realmente un gestor documental

Pruebe a buscar cuánto cuesta un gestor documental. En la mayoría de los casos no encontrará una cifra, sino un formulario de contacto. El precio existe, pero llega después de una llamada, una demostración y un presupuesto a medida, es decir, dos o tres semanas más tarde.

Para una empresa de diez personas eso no es un trámite. Es la diferencia entre decidir en dos minutos y abrir una negociación solo para saber si algo entra o no en el presupuesto. Este artículo pone en orden las partidas que componen de verdad el coste de un gestor documental, para que pueda echar cuentas incluso cuando no hay tarifa publicada.

Por qué casi nadie publica el precio

En el mercado documental clásico, la tarifa pública es la excepción. Los proveedores históricos, los que venden a medianas y grandes empresas, trabajan casi todos con presupuesto. Desde su punto de vista las razones se entienden:

• el precio depende de módulos, integraciones y número de puestos, y las combinaciones son muchas;
• el proyecto incluye casi siempre jornadas de consultoría, que solo se estiman después de ver la empresa;
• una red de distribuidores aplica márgenes distintos, y una tarifa única los dejaría en evidencia;
• un número público se puede comparar, y quien vende prefiere explicar el valor antes de decir la cifra.

La consecuencia práctica, sin embargo, recae en usted: sin una referencia no sabe si está mirando algo de veinte euros al mes o un proyecto de veinte mil, y no puede comparar dos ofertas hasta haber pedido las dos.

Las partidas que forman el coste

Un presupuesto serio contiene mucho más que la licencia. Estas son las partidas que conviene preguntar, una a una.

Licencia o cuota. Es la cifra que todos miran. Puede ser mensual, anual o perpetua. Cuidado con la licencia perpetua: casi siempre viene acompañada de un mantenimiento anual, sin el cual no hay ni actualizaciones ni soporte.

Número de usuarios. Aquí es donde cambia todo. Algunos proveedores cuentan usuarios nominales, otros accesos simultáneos, otros distinguen entre usuarios completos y de solo lectura. Pregunte siempre cómo se cuenta a un compañero que entra dos veces al mes: en ciertas tarifas cuesta lo mismo que quien trabaja con ello todo el día.

Espacio de almacenamiento. Un archivo documental crece y nunca se reduce. Compruebe cuánto espacio va incluido y cuánto cuesta el gigabyte adicional, porque es la partida que engorda en silencio con los años.

Puesta en marcha y configuración. Estructura de carpetas, permisos, tipos de documento y, si procede, circuitos de aprobación. En la nube suele ir incluida o costar poco. En un proyecto instalado en la empresa se mide en jornadas.

Migración de lo que ya tiene. Meter veinte años de carpetas no es copiar y pegar: hay que decidir qué entra, cómo se nombra y cómo se clasifica. Pregunte si está incluido y para cuántos gigabytes.

Formación. Pocas horas, pero deben figurar en el presupuesto, incluido el tiempo de trabajo de quienes asisten.

Partidas por consumo. OCR, extracción automática de datos, funciones de inteligencia artificial: a menudo se facturan por volumen o por créditos. Pida el precio unitario y estime su volumen mensual real.

Infraestructura, si lo instala en casa. Servidor, sistema operativo, base de datos, copias de seguridad, certificados y, sobre todo, las horas de la persona que lo mantiene en pie.

Los tres modelos de tarifa

Casi todas las ofertas siguen una de estas tres formas, y saber cuál tiene delante ayuda a prever cómo crecerá el gasto.

Precio por usuario. Lineal y previsible mientras el equipo es pequeño. Con veinte o treinta personas se convierte en la partida principal, y es el modelo que penaliza a quien querría dar acceso de lectura a todo el mundo.

Precio por empresa. Una cuota fija con usuarios incluidos hasta un umbral. Interesa a los equipos numerosos, menos a quien es solo dos. El riesgo es el salto de tramo: se pasa de un plan al siguiente de golpe, y la diferencia puede ser de cientos de euros.

Precio por volumen. Por documentos, páginas o gigabytes. Parece el más justo y es el más difícil de prever, porque nadie sabe cuántas páginas archivará el año que viene.

La cuenta a tres años, para diez personas

Una cuota mensual dice poco. El número que importa es cuánto habrá gastado al final del tercer año, con todo dentro.

Para una empresa de diez personas en la nube, la cuenta se construye así: cuota anual, más los usuarios que superen el umbral incluido, más el almacenamiento adicional si lo hay, más los consumos variables, más el esfuerzo de arranque del primer año. Si la cuota está publicada, ese cálculo lo hace usted en diez minutos.

Para la misma empresa con instalación propia, la cuenta tiene otra forma: una cifra alta el primer año, que incluye licencia, instalación y migración, y después un mantenimiento anual más bajo, al que sin embargo hay que sumar lo que casi ningún presupuesto escribe, esto es, el tiempo interno dedicado a actualizaciones, copias verificadas, certificados y restauraciones de prueba. Son jornadas, no minutos, y deben valorarse al coste real de quien las hace.

La regla práctica: una comparación hecha solo sobre el primer año favorece a la nube, una comparación hecha solo sobre la licencia favorece a la instalación propia. Solo el trienio completo dice la verdad.

«Pero existe una solución gratuita»

Es una pregunta legítima, y la respuesta honesta es que sí: existen excelentes proyectos de código abierto para archivar documentos, sin coste de licencia. Contra cero no se gana en precio, y no tiene sentido intentarlo.

Lo que cambia es lo que compra junto con el software:

• quién responde cuando falla. Con el código abierto, la respuesta es usted, o un consultor pagado por horas el día que ocurra;
• las actualizaciones de seguridad, que hay que seguir y aplicar, no solo descargar;
• las copias de seguridad verificadas, es decir, aquellas que alguien ha intentado restaurar de verdad;
• la responsabilidad. Si el archivo queda irrecuperable, con un proveedor tiene un contrato y una contraparte. Con la instalación hecha en casa tiene un compañero apenado;
• el tiempo. Una instalación bien mantenida pide algunas horas al mes, todos los meses, durante años.

Si en la empresa hay una persona técnica que dispone realmente de ese tiempo, el código abierto es una elección razonable y merece respeto. Si esa persona no existe, el coste no ha desaparecido: se ha trasladado a alguien que debería estar haciendo otra cosa.

Las preguntas antes de firmar

Llévelas a la reunión, valen más que otra demostración:

1. ¿Cuántos usuarios incluye el precio y cuánto cuesta el décimo?
2. ¿Cuánto almacenamiento va incluido y cuánto cuesta el siguiente gigabyte?
3. ¿Están incluidas la puesta en marcha, la migración y la formación? Si no, ¿cuántas jornadas estiman?
4. ¿El OCR y las funciones de inteligencia artificial se facturan por consumo? ¿Cuánto cuesta una unidad?
5. ¿El mantenimiento es obligatorio? ¿Qué deja de funcionar si no lo renuevo?
6. ¿Qué subidas están previstas en la renovación?
7. Si me voy, ¿cómo recupero mis documentos, en qué formato y a qué coste?

La última es la más importante y la más olvidada. Un archivo que no se puede llevar consigo es un archivo que le ha comprado a usted.

Cómo lo hacemos nosotros

Blina Space publica los precios, y lo hace a propósito. Hay tres planes: Starter a 15 euros al mes con 2 usuarios y 25 GB, Team a 29 euros con 4 usuarios y 250 GB, Business a 59 euros con 8 usuarios y 1 TB. Cada usuario adicional cuesta 6 euros, la prueba dura 15 días y no pide tarjeta. Con el pago anual se ahorran dos meses.

Dentro ya están las cosas que en otros sitios son módulos aparte: OCR, búsqueda por el contenido y no solo por el nombre del archivo, asistente inteligente que trabaja sobre sus propios documentos, chat y transferencia de archivos, papelera con restauración, registro de actividad, antivirus en cada archivo, base de datos dedicada por empresa y alojamiento en Alemania.

Para la instalación en la propia empresa el precio depende del número de puestos y del nivel de acompañamiento, así que sigue siendo bajo petición. Pero la cuota en la nube, que es lo que necesita la práctica totalidad de las empresas que nos escriben, está publicada en la web, sin llamadas.

No es generosidad: una decisión de 29 euros al mes no merece tres semanas de negociación, ni para usted ni para nosotros.