Archivo inalterable y documentación del procedimiento: qué quiere ver realmente una inspección

En casi todas las ofertas de un gestor documental aparecen dos expresiones que nadie explica: «archivo conforme» y «documentación del procedimiento». Ante la primera se asiente, porque tranquiliza. De la segunda se espera que la aporte el proveedor. Son dos malentendidos, y salen a la luz en el mismo momento: cuando alguien pide reconstruir el historial de un documento.

Este artículo explica qué hay detrás de esas dos expresiones, quién responde de qué y cómo es una descripción de procedimiento útil para una empresa de diez personas.

Nota: este texto es una orientación general, no asesoramiento jurídico ni fiscal. Para su caso concreto, consulte con su asesor o gestoría.

«Inalterable» no significa intocable

El primer malentendido es de vocabulario. Inalterabilidad no significa que un documento ya no se pueda tocar: significa que toda intervención queda a la vista. La versión original debe seguir siendo identificable, y siempre debe poder saberse quién hizo qué y cuándo.

Es exactamente el punto en el que una carpeta compartida en red no aguanta. Un archivo se sobrescribe, se renombra o se borra sin dejar rastro. Que en la práctica nadie lo haga no responde al requisito: lo que se exige es que no pueda hacerse sin que se note.

Alrededor de esto giran las demás propiedades que se esperan de un archivo digital: integridad y exactitud, es decir, ningún documento perdido ni registrado dos veces; trazabilidad, es decir, un registro de quién hizo qué; disponibilidad y legibilidad durante todo el plazo de conservación, que para los libros y la documentación mercantil es de seis años y que en materia tributaria hay que leer junto con el plazo de prescripción de cuatro años; y protección frente a la pérdida y a los accesos no autorizados.

Por qué ningún software por sí solo es conforme

Es la frase que debería escucharse al comprar y que rara vez se escucha: la conformidad es una propiedad del procedimiento, no del programa. Un sistema aporta las condiciones técnicas, pero que su archivo esté en orden depende en igual medida de la organización que lo rodea.

Un ejemplo lo deja claro. El sistema registra cada cambio, de forma limpia y completa. Pero si tres personas trabajan con el mismo acceso de administrador, el registro solo sabe que «admin» hizo algo. La tecnología cumplió, la organización no.

Un segundo ejemplo. El escaneo funciona y todos los documentos entran en el archivo. Pero si nadie ha establecido quién escanea, con qué frecuencia y qué ocurre con el papel después, falta la prueba de que la copia digital se corresponde con el original.

Por eso, cuando un proveedor promete un producto «certificado y conforme», está acortando la historia. Una certificación se refiere a las capacidades del software o a una instalación concreta en un momento dado. No sustituye su propia descripción del procedimiento ni la disciplina del día a día.

Digitalizar el papel y poder tirarlo

Hay un caso en el que la descripción del procedimiento deja de ser recomendable y pasa a ser la condición de todo: la digitalización certificada. La normativa española permite conservar únicamente la imagen electrónica de las facturas y destruir el papel cuando el proceso se realiza con software homologado por la Agencia Tributaria y se cumplen los requisitos previstos en la Orden EHA/962/2007.

Dos consecuencias prácticas que conviene tener claras desde el principio:

• escanear con cualquier herramienta no equivale a digitalización certificada. Un buen archivo digital sirve para trabajar y para encontrar las cosas, pero por sí solo no autoriza a destruir el original;
• el procedimiento debe estar descrito, incluidos el control de calidad de las imágenes y el momento en que se destruye el papel.

Sobre la conservación en general y los plazos por tipo de documento hemos publicado una guía aparte.

Lo que debe aportar la tecnología

Estas son las funciones con las que medir un sistema. Si falta una, el resto se complica.

Versiones. Cuando alguien modifica un documento nace una versión nueva y la anterior sigue disponible. No «el original se sobrescribe, pero tenemos copia de seguridad».

Registro de actividad. Quién hizo qué y cuándo: subir, abrir, mover, eliminar, restaurar, cambiar permisos. El registro no debe poder vaciarse en silencio, ni siquiera por un administrador.

Papelera con restauración. Un documento eliminado no desaparece al instante y para siempre: sigue recuperable durante un plazo definido.

Usuarios nominativos y permisos. Cada persona con su propio acceso. Las cuentas compartidas dejan cualquier registro sin valor.

Conservación segura. Copias periódicas cuya restauración alguien haya probado de verdad, y separación de datos entre empresas.

Legibilidad con los años. Formatos habituales, exportables, sin necesidad de un programa especial para volver a abrirlos.

La descripción del procedimiento: la parte que es suya

El documento que describe cómo trata los documentos su empresa, desde la entrada hasta la conservación, es el que ningún proveedor puede redactar por usted. Puede aportar los datos técnicos de su sistema; el resto cuenta su organización.

Existe para que un tercero competente, en la práctica un inspector, pueda seguir el recorrido de un documento sin tener que preguntarle. Su ausencia es en sí misma una debilidad formal, y su peso depende del caso: precisamente la discusión que uno no quiere tener durante una inspección.

Las cuatro partes

Esta estructura funciona incluso para una empresa de diez personas:

1. Descripción general. Qué hace la empresa, qué tipos de documento se manejan, qué sistemas se utilizan, quién es responsable de qué.

2. Cómo trabajan las personas. Quién abre y escanea el correo entrante y con qué frecuencia. Cómo se nombran y clasifican los documentos. Quién aprueba las facturas. Qué ocurre con el papel después de escanear. Es la parte que una inspección lee primero y la que más a menudo falta.

3. Descripción técnica. Qué software y en qué versión, dónde residen los datos, cómo se asignan los permisos, cómo y cada cuánto se hacen las copias, cuánto tiempo se guardan los registros. Estos datos los aporta su proveedor.

4. Controles periódicos. Cómo se verifica el procedimiento: quién comprueba que no falte nada, quién prueba una restauración, cómo se forma a las personas nuevas.

Y además el elemento que casi todos olvidan: el historial de versiones. El documento debe estar fechado y numerado, porque para cada ejercicio revisado hace falta la versión vigente entonces. Una descripción sin fecha solo cuenta el presente, cuando se necesita para el pasado.

Qué extensión debe tener

Para una empresa pequeña bastan de diez a veinte páginas, siempre que describan lo que se hace de verdad. Una plantilla de cincuenta páginas descargada y nunca adaptada vale menos que cinco páginas honestas. El criterio es siempre el mismo: ¿podría alguien de fuera seguir el recorrido de una de sus facturas?

Los cinco errores más frecuentes

1. Los accesos compartidos. Una cuenta para varias personas, y el registro deja de decir nada.
2. La plantilla copiada. Un modelo es un buen punto de partida y una mala entrega. Lo que dice tiene que ser cierto.
3. Sin fecha ni versión. Quien no puede demostrar qué procedimiento regía hace dos años, para ese año no tiene documentación.
4. La copia que nunca se restauró. Una copia cuya recuperación nadie ha probado es una suposición, no una garantía.
5. Dos archivos en paralelo. Una parte en el gestor documental, otra en la carpeta de red. Se pierde la integridad del conjunto y ya nadie sabe qué versión vale.

La lista para el lunes por la mañana

• ¿Tiene cada persona su propio acceso y se ha desactivado la antigua cuenta compartida?
• ¿Mantiene el sistema un registro que ni un administrador pueda borrar en silencio?
• ¿Siguen disponibles las versiones anteriores de un documento?
• ¿Se ha probado una restauración en los últimos doce meses, con fecha y resultado anotados?
• ¿Existe una descripción del procedimiento, numerada y fechada, que refleje lo que hacen hoy?
• ¿Está definido qué ocurre con el papel después de escanear?

Seis preguntas. Quien responde que sí a las seis tiene lo esencial resuelto.

Qué cubre Blina Space

En el plano técnico, Blina Space aporta las piezas: usuarios nominativos con roles y permisos, registro de actividad sobre accesos y cambios, versiones anteriores conservadas, papelera con restauración, antivirus en cada archivo, copias de seguridad automáticas, una base de datos dedicada por empresa en lugar de datos mezclados, y alojamiento en Alemania.

Lo que Blina Space no hace, y que nadie puede venderle en serio, es redactar la descripción de su procedimiento. Podemos aportar los datos técnicos de la tercera parte, para que su asesor no tenga que adivinarlos. El relato de cómo trabajan sigue siendo suyo.

No es una limitación, es el asunto de fondo: el cumplimiento nace del software y de la organización. Quien compra solo una mitad, no lo tiene.