Documenti inalterabili e manuale di conservazione: cosa deve poter vedere un controllo

In quasi tutte le offerte di un sistema documentale compaiono due espressioni che nessuno spiega: «archiviazione a norma» e «manuale di conservazione». Alla prima si annuisce, perché suona rassicurante. Alla seconda si spera che la fornisca il venditore. Sono due equivoci, e vengono a galla nello stesso momento: quando qualcuno chiede di ricostruire la storia di un documento.

Questo articolo spiega cosa c’è dietro le due espressioni, chi risponde di che cosa, e come si scrive una descrizione del processo utile per un’azienda di dieci persone.

Nota: questo testo è un orientamento generale, non consulenza legale o fiscale. Per il vostro caso specifico fate riferimento al vostro commercialista o a un consulente.

«Inalterabile» non vuol dire immutabile

Il primo malinteso è linguistico. Inalterabilità non significa che un documento non si possa più toccare: significa che ogni intervento resta visibile. La versione originale deve restare individuabile e deve essere sempre chiaro chi ha fatto cosa e quando.

È esattamente il punto su cui una cartella di rete non regge. Un file si sovrascrive, si rinomina o si cancella senza lasciare traccia. Che in pratica nessuno lo faccia non è una risposta al requisito: quello che si chiede è che non sia possibile farlo senza che si veda.

Attorno a questo ruotano le altre proprietà richieste a un archivio digitale: completezza, cioè nessun documento mancante e nessuno registrato due volte; tracciabilità, cioè un registro di chi ha fatto cosa; reperibilità e leggibilità per tutta la durata dell’obbligo di conservazione, che per le scritture contabili resta di dieci anni; protezione da perdita e da accessi non autorizzati.

Perché nessun software da solo è «a norma»

È la frase che andrebbe detta in fase di acquisto e che si sente raramente: la conformità è una proprietà del processo, non del programma. Un sistema fornisce i presupposti tecnici, ma se l’archivio sia in ordine dipende in egual misura dall’organizzazione che ci sta attorno.

Un esempio lo rende evidente. Il sistema registra ogni modifica, in modo pulito e completo. Se però tre persone lavorano con lo stesso accesso da amministratore, il registro sa soltanto che «admin» ha fatto qualcosa. La tecnologia ha fatto la sua parte, l’organizzazione no.

Un secondo esempio. La scansione funziona bene e i documenti entrano tutti in archivio. Se però nessuno ha stabilito chi scansiona, quando, e cosa succede alla carta dopo, manca la prova che la copia digitale corrisponda all’originale.

Per questo, quando un fornitore promette un prodotto «certificato a norma», sta accorciando la storia. Un’attestazione riguarda le capacità del software o una specifica installazione in un dato momento. Non sostituisce la vostra descrizione del processo, né la disciplina di tutti i giorni.

Archiviare e conservare non sono la stessa cosa

Vale la pena ricordare una distinzione che in Italia fa una differenza concreta. Archiviare significa tenere i documenti ordinati, ricercabili e al sicuro: è ciò che fa un sistema documentale. Conservare a norma è un processo specifico, con regole proprie, che consente di attribuire ai documenti informatici pieno valore nel tempo, con riferimento al Codice dell’Amministrazione Digitale e alle Linee guida AgID, e che nella pratica passa da un conservatore accreditato o da un servizio dedicato.

Le due cose convivono e non si sostituiscono. L’errore ricorrente è pensare che avere un buon archivio significhi aver risolto anche la conservazione, oppure che affidare tutto a un conservatore renda inutile mettere ordine in casa propria. Sul tema abbiamo scritto un approfondimento dedicato nella guida alla conservazione a norma e in quella sui documenti che girano attorno alla merce.

Cosa deve mettere la tecnologia

Sono le funzioni su cui misurare un sistema. Se ne manca una, il resto diventa difficile.

Versioni. Se qualcuno modifica un documento nasce una nuova versione e la precedente resta disponibile. Non «l’originale viene sovrascritto, ma tanto c’è il backup».

Registro delle attività. Chi ha fatto cosa e quando: caricato, aperto, spostato, eliminato, ripristinato, cambiato i permessi. Il registro non deve poter essere ripulito in silenzio, nemmeno da un amministratore.

Cestino con ripristino. Un documento eliminato non sparisce all’istante e per sempre: resta recuperabile per un periodo definito.

Utenti nominativi e permessi. Ogni persona ha il proprio accesso. Gli account condivisi rendono inutile qualunque registro.

Conservazione sicura. Backup regolari, di cui qualcuno abbia davvero provato il ripristino, e separazione dei dati fra aziende diverse.

Leggibilità negli anni. Formati diffusi, esportabili, senza bisogno di un programma speciale per riaprirli.

La descrizione del processo: la parte che è vostra

Il documento che descrive come la vostra azienda tratta i documenti, dall’arrivo alla conservazione, è la parte che nessun fornitore può scrivere al posto vostro. Può fornire i dati tecnici che riguardano il suo sistema, il resto racconta la vostra organizzazione.

Serve perché una persona esterna e competente, in pratica chi effettua un controllo, possa ricostruire il percorso di un documento senza dover chiedere a voi. Nella conservazione a norma questo ruolo è svolto dal manuale di conservazione, redatto secondo le Linee guida e affiancato dalla figura del responsabile della conservazione, che nelle aziende private spesso è un ruolo interno affiancato dal conservatore esterno.

Le quattro parti

Questa struttura funziona anche per un’azienda piccola:

1. Descrizione generale. Cosa fa l’azienda, quali tipi di documento produce e riceve, quali sistemi utilizza, chi è responsabile di che cosa.

2. Come lavorano le persone. Chi apre e scansiona la posta in arrivo e con che frequenza. Come si nominano e si classificano i documenti. Chi approva le fatture. Che fine fa la carta dopo la scansione. È la parte che un controllo legge per prima ed è quella che manca più spesso.

3. Descrizione tecnica. Quale software e in quale versione, dove risiedono i dati, come sono assegnati i permessi, come e ogni quanto si eseguono i backup, per quanto tempo si conservano i registri. Qui i dati li fornisce il vostro fornitore.

4. Controlli periodici. Come si verifica il processo: chi controlla la completezza, chi prova il ripristino di un backup, come vengono istruite le persone nuove.

C’è poi un elemento che quasi tutti dimenticano: la storia delle versioni. Il documento va datato e numerato, perché per ogni anno soggetto a controllo serve la versione in vigore allora. Una descrizione senza data racconta solo il presente, mentre serve per il passato.

Quanto deve essere lunga

Per un’azienda piccola bastano dieci o venti pagine, a patto che descrivano il comportamento reale. Un modello di cinquanta pagine scaricato da internet e mai adattato è peggio di cinque pagine oneste. Il metro è sempre lo stesso: una persona esterna, leggendolo, riuscirebbe a seguire il percorso di una vostra fattura?

I cinque errori più frequenti

1. Gli accessi condivisi. Un utente per più persone, e il registro non dice più niente.
2. Il modello copiato. Un fac-simile è un buon punto di partenza e una pessima consegna. Quello che c’è scritto deve essere vero.
3. Nessuna data, nessuna versione. Chi non può dimostrare quale processo valeva due anni fa, per quell’anno non ha una descrizione.
4. Il backup mai ripristinato. Una copia di cui nessuno ha provato il recupero è un’ipotesi, non una garanzia.
5. Due archivi in parallelo. Una parte nel sistema documentale, una parte nella cartella di rete. Così salta la completezza e nessuno sa più quale versione vale.

La lista per lunedì mattina

• Ogni persona ha un accesso proprio, e il vecchio account condiviso è stato disattivato?
• Il sistema tiene un registro che nemmeno un amministratore può cancellare in silenzio?
• Le versioni precedenti di un documento restano disponibili?
• Negli ultimi dodici mesi è stato provato un ripristino, con data ed esito annotati?
• Esiste una descrizione del processo, numerata e datata, che racconta quello che fate oggi davvero?
• È stabilito che fine fa la carta dopo la scansione?

Sei domande. Chi risponde sì a tutte e sei ha la sostanza a posto.

Cosa copre Blina Space

Sul lato tecnico Blina Space porta i mattoni: utenti nominativi con ruoli e permessi, registro delle attività su accessi e modifiche, versioni precedenti conservate, cestino con ripristino, antivirus su ogni file, backup automatici, un database dedicato per ogni azienda invece di dati mescolati, e hosting in Germania.

Quello che Blina Space non fa, e che nessuno può vendervi seriamente, è scrivere la descrizione del vostro processo. Possiamo fornire i dati tecnici della terza parte, così il vostro commercialista non deve indovinarli. Il racconto di come lavorate resta vostro.

Non è un limite, è il punto: la regolarità nasce dal software e dall’organizzazione. Chi ne compra solo metà, non ce l’ha.