Dokumente të pandryshueshme dhe përshkrimi i procedurës: çfarë kërkon vërtet një kontroll

Në pothuajse çdo ofertë për një sistem dokumentesh dalin dy shprehje që askush nuk i shpjegon: «arkivim në përputhje me ligjin» dhe «përshkrimi i procedurës». Për të parën tundet koka, sepse tingëllon qetësuese. Për të dytën shpresohet ta sjellë shitësi. Janë dy keqkuptime, dhe dalin në pah në të njëjtin moment: kur dikush kërkon të rindërtohet historia e një dokumenti të vetëm.

Ky artikull shpjegon çfarë fshihet pas dy shprehjeve, kush përgjigjet për çfarë, dhe si duket një përshkrim procedure i përdorshëm për një biznes me dhjetë veta.

Shënim: ky tekst është orientim i përgjithshëm, jo këshillim ligjor a tatimor. Kërkesat e sakta varen nga legjislacioni ku vepron biznesi juaj, prandaj rastin tuaj shqyrtojeni me kontabilistin ose këshilltarin tuaj.

«I pandryshueshëm» nuk do të thotë i paprekshëm

Keqkuptimi i parë është i fjalorit. Pandryshueshmëria nuk do të thotë se një dokument nuk mund të preket më: do të thotë se çdo ndërhyrje mbetet e dukshme. Versioni fillestar duhet të mbetet i identifikueshëm, dhe duhet të jetë gjithmonë e qartë kush bëri çfarë dhe kur.

Pikërisht këtu një dosje e përbashkët në rrjet nuk qëndron. Një skedar mbishkruhet, riemërtohet ose fshihet pa lënë gjurmë. Fakti që në praktikë askush nuk e bën nuk është përgjigje ndaj kërkesës: ajo që kërkohet është që kjo të mos jetë e mundur pa u vënë re.

Rreth kësaj rrotullohen edhe cilësitë e tjera që i kërkohen një arkivi dixhital: plotësia, pra asnjë dokument i munguar dhe asnjë i regjistruar dy herë; gjurmueshmëria, pra një regjistër i veprimeve; disponueshmëria dhe lexueshmëria për gjithë afatin e ruajtjes që parashikon legjislacioni tatimor dhe kontabël; dhe mbrojtja nga humbja e nga hyrjet e paautorizuara.

Pse asnjë program vetëm nuk është «në rregull me ligjin»

Kjo është fjalia që duhej dëgjuar në momentin e blerjes dhe që dëgjohet rrallë: rregullsia është veti e procedurës, jo e programit. Sistemi jep kushtet teknike, por nëse arkivi juaj qëndron apo jo varet po aq nga organizimi përreth tij.

Një shembull e bën të qartë. Sistemi regjistron çdo ndryshim, pastër dhe pa boshllëqe. Por nëse tre veta punojnë me të njëjtin akses administratori, regjistri di vetëm se «admin» bëri diçka. Teknologjia e bëri punën e vet, organizimi jo.

Shembulli i dytë. Skanimi funksionon mirë dhe të gjitha dokumentet hyjnë në arkiv. Por nëse askush nuk ka përcaktuar kush skanon, sa shpesh, dhe çfarë bëhet me letrën pastaj, mungon prova se kopja dixhitale i përgjigjet origjinalit.

Prandaj, kur një ofrues premton një produkt «të certifikuar në përputhje me ligjin», e shkurton historinë. Një certifikatë ka të bëjë me aftësitë e programit ose me një instalim të caktuar në një moment të caktuar. Nuk zëvendëson përshkrimin tuaj të procedurës, as disiplinën e përditshme.

Parimet janë të njëjta, kërkesat ndryshojnë sipas vendit

Korniza ligjore ndryshon me kufirin: Gjermania niset nga GoBD-ja, Italia nga kodi i administratës dixhitale, Franca nga standardet për vlerën provuese. Parimet në themel, megjithatë, janë çuditërisht të njëjta kudo: integritet, plotësi, gjurmueshmëri, disponueshmëri dhe mbrojtje.

Rrjedhim praktik: nëse punoni me klientë a furnitorë në disa vende, ndërtojeni procedurën një herë mbi këto parime dhe shtoni pastaj veçoritë vendore. E kundërta jep një arkiv për çdo shtet dhe një punë me kohë të plotë për t’i mbajtur.

Çfarë duhet të sjellë teknologjia

Këto janë funksionet me të cilat matet një sistem. Nëse mungon njëra, pjesa tjetër bëhet e vështirë.

Versionet. Kur dikush ndryshon një dokument lind një version i ri dhe i mëparshmi mbetet i disponueshëm. Jo «origjinali mbishkruhet, po kemi kopjen rezervë».

Regjistri i veprimeve. Kush bëri çfarë dhe kur: ngarkoi, hapi, zhvendosi, fshiu, riktheu, ndryshoi të drejtat. Regjistri nuk duhet të pastrohet në heshtje, as nga një administrator.

Koshi me rikthim. Një dokument i fshirë nuk zhduket menjëherë e përgjithmonë: mbetet i rikuperueshëm për një afat të përcaktuar.

Përdorues të emërtuar dhe të drejta. Secili person me aksesin e vet. Llogaritë e përbashkëta e zbrazin nga kuptimi çdo regjistër.

Ruajtje e sigurt. Kopje rezervë të rregullta, rikthimin e të cilave dikush e ka provuar vërtet, dhe ndarje e të dhënave mes ndërmarrjeve.

Lexueshmëri me vitet. Formate të përhapura, të eksportueshme, pa nevojën e një programi të posaçëm për t’i rihapur.

Përshkrimi i procedurës: pjesa që është e juaja

Dokumenti që përshkruan si i trajton dokumentet ndërmarrja juaj, nga mbërritja te ruajtja, është pjesa që asnjë furnitor nuk mund ta shkruajë në vend tuajin. Ai mund të japë të dhënat teknike për sistemin e vet; pjesa tjetër tregon organizimin tuaj.

Shërben që një person i jashtëm dhe kompetent, në praktikë ai që bën kontrollin, të ndjekë rrugën e një dokumenti pa qenë nevoja t’ju pyesë. Mungesa e tij është në vetvete një e metë formale, dhe pesha e saj varet nga rasti: pikërisht diskutimi që nuk do ta bëni gjatë një kontrolli.

Katër pjesët

Kjo strukturë funksionon edhe për një ndërmarrje me dhjetë veta:

1. Përshkrimi i përgjithshëm. Çfarë bën ndërmarrja, cilat lloje dokumentesh qarkullojnë, cilat sisteme përdoren, kush përgjigjet për çfarë.

2. Si punojnë njerëzit. Kush e hap dhe e skanon postën hyrëse dhe sa shpesh. Si emërtohen dhe klasifikohen dokumentet. Kush i miraton faturat. Çfarë bëhet me letrën pas skanimit. Është pjesa që një kontroll e lexon e para dhe ajo që mungon më shpesh.

3. Përshkrimi teknik. Cili program dhe në cilin version, ku ndodhen të dhënat, si jepen të drejtat, si dhe sa shpesh bëhen kopjet rezervë, sa kohë ruhen regjistrat. Këto të dhëna i jep furnitori juaj.

4. Kontrollet periodike. Si verifikohet procedura në përditshmëri: kush kontrollon plotësinë, kush provon një rikthim, si udhëzohen punonjësit e rinj.

Pastaj vjen elementi që gati të gjithë e harrojnë: historiku i versioneve. Dokumenti duhet të mbajë datë dhe numër versioni, sepse për çdo vit nën kontroll duhet versioni që ishte në fuqi atëherë. Një përshkrim pa datë tregon vetëm të tashmen, ndërsa nevojitet për të shkuarën.

Sa i gjatë duhet të jetë

Për një biznes të vogël mjaftojnë dhjetë deri njëzet faqe, me kusht që të përshkruajnë sjelljen reale. Një model pesëdhjetëfaqësh i shkarkuar nga interneti dhe kurrë i përshtatur vlen më pak se pesë faqe të ndershme. Masa është gjithmonë e njëjta: a do të mund një person i jashtëm të ndiqte rrugën e një fature tuajën?

Pesë gabimet më të shpeshta

1. Aksesi i përbashkët. Një llogari për disa veta, dhe regjistri nuk thotë më asgjë.
2. Modeli i kopjuar. Një shabllon është pikënisje e mirë dhe dorëzim i keq. Ajo që shkruhet duhet të jetë e vërtetë.
3. Pa datë, pa version. Kush nuk provon dot cila procedurë vlente dy vjet më parë, për atë vit nuk ka dokumentacion.
4. Kopja rezervë që nuk u rikthye kurrë. Një kopje që askush nuk ka provuar ta rikthejë është hamendje, jo garanci.
5. Dy arkiva paralelë. Një pjesë në sistem, një pjesë në dosjen e rrjetit. Kështu bie plotësia dhe askush nuk di më cili version vlen.

Lista për të hënën në mëngjes

• A ka secili person aksesin e vet, dhe a është çaktivizuar llogaria e vjetër e përbashkët?
• A mban sistemi një regjistër që as administratori nuk e fshin dot në heshtje?
• A mbeten të disponueshme versionet e mëparshme të një dokumenti?
• A është provuar një rikthim gjatë dymbëdhjetë muajve të fundit, me datë dhe rezultat të shënuar?
• A ekziston një përshkrim procedure, i numëruar dhe i datuar, që pasqyron çfarë bëni sot vërtet?
• A është përcaktuar çfarë bëhet me letrën pas skanimit?

Gjashtë pyetje. Kush u përgjigjet po të gjashtave, e ka thelbin në vend.

Çfarë mbulon Blina Space

Nga ana teknike Blina Space sjell tullat: përdorues të emërtuar me role dhe të drejta, regjistër veprimesh për hyrjet dhe ndryshimet, versione të mëparshme të ruajtura, kosh me rikthim, antivirus mbi çdo skedar, kopje rezervë automatike, një bazë të dhënash të veçantë për çdo ndërmarrje në vend të të dhënave të përziera, dhe strehim në Gjermani.

Ajo që Blina Space nuk e bën, dhe që askush nuk mund t’jua shesë seriozisht, është të shkruajë përshkrimin e procedurës suaj. Ne mund të japim të dhënat teknike të pjesës së tretë, që kontabilisti juaj të mos i hamendësojë. Rrëfimi se si punoni mbetet i juaji.

Nuk është kufizim, është vetë çështja: rregullsia lind nga programi dhe nga organizimi. Kush blen vetëm gjysmën, nuk e ka.