Nga dosja e rrjetit te sistemi i dokumenteve: zhvendosja në gjashtë hapa
Shenjat që tregojnë se dosja e përbashkët nuk mban më, çfarë ndryshon vërtet me një sistem dokumentesh, plani i migrimit në gjashtë hapa dhe pesë gabimet që e rrëzojnë projektin.
Gati të gjitha ndërmarrjet nisin njësoj: një dosje e përbashkët në server, disa nëndosje sipas vitit dhe klientit, dhe rregulli i pashkruar që secili e di ku t’i vërë gjërat e veta. Për vite me radhë funksionon. Pastaj pushon së funksionuari, dhe pothuajse kurrë për shkak të ndonjë ngjarjeje dramatike: thjesht arrin dita kur gjetja e diçkaje kushton më shumë kohë se sa vlen vetë gjëja.
Ky artikull ndihmon të kuptoni nëse jeni në atë pikë, çfarë ndryshon vërtet me një sistem dokumentesh, dhe si bëhet zhvendosja pa e ndalur punën.
Gjashtë shenja që tregojnë se erdhi koha
Nuk duhet t’i keni të gjitha. Tri mjaftojnë.
Emrat e skedarëve janë bërë një gjuhë më vete. Oferta_Hoxha_v3_perfundimtar_FINAL_ok.docx nuk është çrregullim: është përpjekja për të futur në një emër atë që dosja nuk di ta ruajë, pra versionin, gjendjen dhe kush vendosi.
Dikush pyet «kush e fshiu këtë?» dhe askush nuk përgjigjet dot. Një skedar i zhdukur nga një dosje e përbashkët nuk lë gjurmë. Përgjigjja më e mirë që keni është të riktheni kopjen e djeshme dhe të shpresoni.
Të drejtat janë bërë të pamundura. Kontabilisti duhet të shohë vetëm faturat, magazina vetëm fletët e transportit, listëpagesat vetëm kush duhet. Me dosje përfundohet duke krijuar një dosje për çdo kombinim, dhe atëherë një dokument ndodhet në tri vende.
Kërkimi nuk gjen. Kërkoni një faturë për të cilën mbani mend vetëm shumën dhe muajin. Nëse kjo nuk është në emrin e skedarit, nuk e gjeni. Kërkimi i sistemit shikon emrat, jo përmbajtjen, dhe në skanime nuk shikon fare.
Jashtë zyrës bëhet e ndërlikuar. Kush është te klienti ose në terren ka nevojë për VPN-në, dhe VPN-ja është pikërisht ajo që nuk punon kur të duhet.
Askush nuk di më cili version vlen. Dy veta e ndryshojnë të njëjtin skedar të njëjtën pasdite, dhe njëri prej dy ndryshimeve zhduket pa u vënë re, derisa është vonë.
Çfarë nuk do ta bëjë kurrë një dosje rrjeti
Për drejtësi: një dosje e përbashkët nuk është mjet i keq. Bën një gjë të vetme, mban skedarë, dhe e bën mirë. Ajo që nuk bën:
- të ruajë versionet e mëparshme, të konsultueshme dhe të lidhura me atë që i krijoi;
- të regjistrojë kush bëri çfarë, pra hapi, zhvendosi, fshiu, ndau;
- të kërkojë brenda dokumenteve, përfshirë skanimet, që për kompjuterin janë vetëm figura;
- të japë të drejta për dokument e jo vetëm për dosjen që e përmban;
- të kujtojë afatet, si një kontratë që rinovohet në heshtje pas dy muajsh;
- të garantojë një rikthim të besueshëm, sepse koshi në rrjet është marrëveshje mes njerëzve, jo funksion.
Asnjë nga këto nuk zgjidhet me një rregull më të mirë emërtimi. Janë kufij të vetë mjetit.
Po SharePoint, Drive, Dropbox?
Janë një hap përpara krahasuar me dosjen në server: sinkronizim, qasje nga jashtë, historik versionesh dhe një kërkim që shikon edhe brenda skedarëve. Për shumë ekipe mjaftojnë, dhe do të ishte e pandershme të thuhej e kundërta.
Nuk mjaftojnë më kur dokumentet pushojnë së qeni thjesht skedarë dhe bëhen objekte pune me një gjendje: një faturë që duhet verifikuar, miratuar dhe paguar; një kontratë që skadon; një certifikatë që humb vlefshmërinë. Një depo skedarësh nuk njeh gjendje, nuk dërgon kujtesë dhe nuk di të thotë cilat kontrata mbarojnë brenda nëntëdhjetë ditësh. Di ku ndodhet skedari, dhe aq.
Pyetja e dobishme, pra, nuk është «cili është më i miri», por: a kanë dokumentet e mia një jetë, apo janë vetëm skedarë për t’u ruajtur? Nëse kanë një jetë, duhet një sistem që e ndjek.
Zhvendosja në gjashtë hapa
Metoda që funksionon te bizneset e vogla është gjithmonë e njëjta, dhe pjesa e vështirë nuk është teknike.
1. Inventari, gjysmë dite. Shikoni dosjen dhe përgjigjuni tri pyetjeve: sa gigabajt, cilat lloje dokumentesh përsëriten (fatura, kontrata, oferta, fletë transporti, certifikata, fotografi), dhe që prej kur. Nuk duhet listë e saktë, mjafton madhësia e përafërt.
2. Struktura e re: pak dosje, shumë tipare. Gabimi më i shpeshtë është të rindërtohet në sistemin e ri e njëjta pemë dosjesh. Një sistem dokumentesh gjen sipas përmbajtjes dhe tipareve: lloji i dokumentit, klienti, data, gjendja. Mjaftojnë pak enë. Nëse po krijoni nëndosjen e njëzetë, gati me siguri po e zhvendosni problemin, jo po e zgjidhni.
3. Data e prerjes. Zgjidhet një ditë: prej saj gjithçka e re hyn në sistem, pa përjashtim. Ky hap vendos suksesin, sepse i jep fund periudhës kur dokumentet rrinë në dy vende.
4. Çfarë merret dhe çfarë mbetet. Nuk duhet migruar gjithçka. Rregull praktik: merret ajo që është ende e gjallë, pra klientët aktivë, kontratat në fuqi, viti financiar i tanishëm dhe ai i mëparshmi. Pjesa tjetër mbetet aty ku është, vetëm për lexim, si depo për konsultim. Të migrosh njëzet vjet histori para se të mësosh mjetin është mënyra më e sigurt për të mos mbaruar kurrë.
5. Njerëzit, një orë e shpenzuar mirë. Një orë bashkë, të gjithë në të njëjtën dhomë, me dokumentet e tyre të vërteta. Jo një prezantim: ngarkohet një faturë e vërtetë, kërkohet një kontratë e vërtetë, provohet rikthimi i një skedari të fshirë. Kush del nga ajo orë duke gjetur diçka vetë, pastaj e përdor.
6. Mbyllja e derës së vjetër. Dy javë pas datës së prerjes, dosja e vjetër kalon vetëm për lexim. Sa kohë mbetet e shkrueshme, dikush do të vazhdojë të ruajë aty me mirëbesim, dhe do të keni dy arkiva në vend të një. Është hapi që të gjithë e shtyjnë dhe ai që vendos nëse projekti mbaroi apo jo.
Pesë gabimet që e rrëzojnë zhvendosjen
- Rikopjimi i strukturës së vjetër. Nëse dosjet janë të njëjtat, keni ndërruar vetëm vendin ku rri çrregullimi.
- Migrimi i gjithçkaje. Projekti bëhet i pafund dhe njerëzit humbin besimin para se të shohin dobinë.
- Pa datë prerjeje. Pa një datë, bashkëjetesa e dy sistemeve bëhet e përhershme.
- Lënia e dosjes së vjetër e shkrueshme. Shih më sipër: ndodh gjithmonë.
- Nisja nga rregullat në vend se nga dokumentet. Klasifikimet e përsosura hartohen për tri javë dhe braktisen për tri ditë. Më mirë të niset me katër lloje dokumentesh dhe të shtohen kur duhen vërtet.
Sa kohë duhet vërtet
Për një ndërmarrje me dhjetë veta dhe një arkiv prej disa qind gigabajtësh, kalendari realist është ky: gjysmë dite inventar, dy orë për të vendosur strukturën, një ditë për ngarkimin e parë, një orë trajnim, pastaj dy javë përdorim normal ku rregullohet ajo që nuk shkon. Puna e përgjithshme mbetet nën një javë-person, e shpërndarë në rreth pesëmbëdhjetë ditë.
Ajo që i zgjat afatet nuk është kurrë ngarkimi i skedarëve: është vendimi se kush mund të shohë çfarë. Këtë çështje ia vlen ta trajtoni ditën e parë, jo të fundit.
Si bëhet në Blina Space
Ngarkimi i parë bëhet duke tërhequr dosje të tëra: struktura ruhet, por që andej nuk është më e vetmja mënyrë për të gjetur gjërat. Çdo dokument kalon nëpër OCR, kështu që edhe një skanim ose fotografia e një flete transporti bëhet tekst i kërkueshëm.
Të drejtat jepen sipas repartit ose personit, pa qenë nevoja të ndiqen dosjet. Çdo veprim mbetet në regjistrin e veprimeve, versionet e mëparshme mbeten të disponueshme dhe koshi lejon rikthimin: tri gjërat që te dosja e rrjetit nuk ekzistonin.
Te kontratat shtohet kujtesa e afatit, te faturat hyrëse rruga nga verifikimi te miratimi. Është pikërisht dallimi mes ruajtjes së skedarëve dhe ndjekjes së dokumenteve.
Dhe kur të doni të largoheni, dokumentet eksportohen. Një arkiv që nuk mund ta marrësh me vete është një arkiv që të ka blerë ty, dhe kjo vlen edhe për ne.