Ağ klasöründen belge yönetim sistemine: altı adımda taşınma

Neredeyse her şirket aynı şekilde başlar: sunucuda paylaşılan bir klasör, yıla ve müşteriye göre birkaç alt klasör ve herkesin kendi işini nereye koyacağını bildiğine dair yazılı olmayan bir kural. Yıllarca işler. Sonra işlemez olur ve bu neredeyse hiçbir zaman dramatik bir olay yüzünden değildir: basitçe, bir şeyi bulmak o şeyin değerinden daha çok zaman almaya başlar.

Bu yazı, o noktada olup olmadığınızı anlamanıza, bir belge yönetim sisteminin gerçekte neyi değiştirdiğini görmenize ve işi durdurmadan taşınmayı yapmanıza yardım eder.

Zamanın geldiğini gösteren altı işaret

Hepsine gerek yok. Üçü yeter.

Dosya adları bir dile dönüşmüştür. Teklif_Yilmaz_v3_son_NIHAI_ok.docx dağınıklık değildir: klasörün saklayamadığı bilgiyi, yani sürümü, durumu ve kimin karar verdiğini bir ada sıkıştırma çabasıdır.

Biri “bunu kim sildi?” diye sorar ve kimse yanıt veremez. Paylaşılan klasörden kaybolan bir dosya iz bırakmaz. Verebileceğiniz en iyi yanıt, dünkü yedeği geri yükleyip ummaktır.

Yetkiler imkânsız hâle gelmiştir. Mali müşavir yalnızca faturaları görsün, depo yalnızca irsaliyeleri, bordroları yalnızca görmesi gerekenler. Klasörlerle bu, her bileşim için ayrı bir klasör açmakla biter ve bir belge üç yerde durur.

Arama bulmaz. Yalnızca tutarını ve ayını hatırladığınız bir faturayı ararsınız. Bu bilgi dosya adında yoksa bulamazsınız. İşletim sisteminin araması adlara bakar, içeriğe değil; taramalarda ise hiçbir şeye bakmaz.

Ofis dışında işler zorlaşır. Müşteride ya da sahada olan kişi VPN’e ihtiyaç duyar ve VPN tam da ihtiyaç duyulduğunda çalışmayan şeydir.

Hangi sürümün geçerli olduğunu kimse bilmez. İki kişi aynı öğleden sonra aynı dosyayı değiştirir ve iki değişiklikten biri, geç olana kadar kimse fark etmeden yok olur.

Bir ağ klasörünün asla yapamayacakları

Hakkını verelim: paylaşılan klasör kötü bir araç değildir. Tek bir iş yapar, dosya tutar, ve onu iyi yapar. Yapmadıkları:

• önceki sürümleri saklamak, erişilebilir ve onları oluşturan kişiye bağlı biçimde;
• kimin ne yaptığını kaydetmek, yani açtı, taşıdı, sildi, paylaştı;
• belgelerin içinde aramak, bilgisayar için yalnızca birer görüntü olan taramalar dahil;
• yetkiyi belge bazında vermek, yalnızca onu içeren klasöre değil;
• vadeleri hatırlatmak, örneğin iki ay sonra sessizce yenilenen bir sözleşmeyi;
• güvenilir bir geri yükleme sağlamak, çünkü ağdaki çöp kutusu bir uzlaşımdır, bir işlev değil.

Bunların hiçbiri daha iyi bir adlandırma kuralıyla çözülmez. Bunlar aracın sınırlarıdır.

Peki SharePoint, Drive, Dropbox?

Sunucudaki klasöre göre bir adım ileridir: eşitleme, dışarıdan erişim, sürüm geçmişi ve dosyaların içine de bakan bir arama. Birçok ekip için bu yeter ve aksini savunmak dürüst olmaz.

Yetmedikleri nokta, belgelerin yalnızca dosya olmaktan çıkıp bir durumu olan iş nesnelerine dönüştüğü andır: kontrol edilmesi, onaylanması ve ödenmesi gereken bir fatura; süresi dolan bir sözleşme; geçerliliğini yitiren bir sertifika. Bir dosya deposu durumu bilmez, hatırlatma göndermez ve önümüzdeki doksan günde hangi sözleşmelerin biteceğini söyleyemez. Dosyanın nerede olduğunu bilir, o kadar.

Bu yüzden işe yarar soru “hangisi daha iyi” değil, şudur: benim belgelerimin bir yaşamı var mı, yoksa yalnızca saklanacak dosyalar mı? Bir yaşamları varsa, onu takip eden bir sisteme ihtiyaç vardır.

Altı adımda taşınma

Küçük şirketlerde işleyen yöntem hep aynıdır ve zor kısmı teknik olan değildir.

1. Envanter, yarım gün. Klasöre bakın ve üç soruyu yanıtlayın: kaç gigabayt, hangi belge türleri tekrar ediyor (faturalar, sözleşmeler, teklifler, irsaliyeler, sertifikalar, fotoğraflar) ve ne zamandan beri. Kesin bir liste gerekmez, büyüklük mertebesi yeter.

2. Yeni yapı: az klasör, çok nitelik. En sık yapılan hata, aynı klasör ağacını yeni sistemde yeniden kurmaktır. Bir belge sistemi içeriğe ve niteliklere göre bulur: belge türü, müşteri, tarih, durum. Birkaç kap yeter. Yirminci alt klasörü açıyorsanız, sorunu çözmüyor, taşıyorsunuz demektir.

3. Kesim tarihi. Bir gün seçilir: o günden sonra yeni olan her şey sisteme girer, istisnasız. Başarıyı belirleyen adım budur, çünkü belgelerin iki yerde durduğu dönemi bitirir.

4. Ne taşınır, ne kalır. Her şeyi taşımak gerekmez. Pratik kural: hâlâ canlı olan taşınır, yani etkin müşteriler, yürüyen sözleşmeler, içinde bulunulan ve bir önceki mali yıl. Gerisi olduğu yerde, yalnızca okunabilir biçimde, başvurulacak bir depo olarak kalır. Aracı öğrenmeden yirmi yıllık geçmişi taşımak, işi hiç bitirmemenin en garanti yoludur.

5. İnsanlar, iyi harcanmış bir saat. Hep birlikte bir saat, herkes aynı odada, kendi gerçek belgeleriyle. Sunum değil: gerçek bir fatura yüklenir, gerçek bir sözleşme aranır, silinen bir şey geri getirilir. O saatten kendi başına bir şey bulmuş olarak çıkan kişi, sonrasında sistemi kullanır.

6. Eski kapıyı kapatmak. Kesim tarihinden iki hafta sonra eski klasör yalnızca okunabilir yapılır. Yazılabilir kaldığı sürece birileri iyi niyetle oraya kaydetmeyi sürdürür ve bir yerine iki arşiviniz olur. Herkesin ertelediği adım budur ve projenin bitip bitmediğini belirleyen de odur.

Taşınmayı batıran beş hata

1. Eski yapıyı kopyalamak. Klasörler aynıysa, yalnızca dağınıklığın yerini değiştirmişsinizdir.
2. Her şeyi taşımak. Proje bitmez olur ve insanlar faydasını görmeden güvenini yitirir.
3. Kesim tarihinin olmaması. Tarih yoksa iki sistemin bir arada yaşaması kalıcılaşır.
4. Eski klasörü yazılabilir bırakmak. Yukarıya bakın: her seferinde olur.
5. Belgelerden değil kurallardan başlamak. Kusursuz sınıflandırmalar üç haftada tasarlanır ve üç günde terk edilir. Dört belge türüyle başlayıp gerçekten gerektiğinde eklemek daha iyidir.

Gerçekte ne kadar sürer

On kişilik, birkaç yüz gigabaytlık bir şirket için gerçekçi takvim şöyledir: yarım gün envanter, yapıyı kararlaştırmak için birkaç saat, ilk aktarım için bir gün, bir saat eğitim, ardından uymayan şeylerin düzeltildiği iki haftalık normal kullanım. Toplam emek bir kişi-haftanın altında kalır, yaklaşık on beş güne yayılmış hâlde.

Süreyi uzatan şey hiçbir zaman dosyaların yüklenmesi değildir. Kimin neyi görebileceğine karar vermektir. Bu soru son güne değil, ilk güne aittir.

Blina Space’te nasıl işliyor

İlk aktarım, klasörlerin olduğu gibi sürüklenmesiyle yapılır: yapı korunur, ama bundan sonra bir şeyi bulmanın tek yolu olmaktan çıkar. Her belge OCR sürecinden geçer, böylece bir tarama ya da bir irsaliyenin fotoğrafı da aranabilir metne dönüşür.

Yetkiler bölüme ya da kişiye göre verilir, klasörleri birebir izlemek zorunda kalmadan. Her işlem etkinlik kaydına düşer, önceki sürümler erişilebilir kalır ve çöp kutusu geri yüklemeye izin verir: ağ klasöründe hiç var olmayan üç şey.

Sözleşmelerde vade hatırlatması, gelen faturalarda kontrolden onaya giden yol eklenir. Dosya saklamakla belge takip etmek arasındaki fark tam olarak budur.

Ayrılmak istediğinizde ise belgeler dışa aktarılır. Yanınızda götüremediğiniz bir arşiv, sizi satın almış bir arşivdir; bu bizim için de geçerlidir.