Asistenti me inteligjencë artificiale mbi dokumentet tuaja: çfarë bën vërtet dhe ku ndalet

«Me inteligjencë artificiale» tashmë del në çdo ofertë programi. Fjalia në vetvete nuk thotë asgjë: mund të nënkuptojë një kërkim më të mirë, ose një sistem që premton t’i lexojë kontratat në vendin tuaj. Dallimi është i madh, dhe qëndron sidomos te pjesa e dytë, ajo për të cilën askush nuk flet gjatë shitjes: ku ndalet.

Ky artikull shpjegon si punon një asistent i lidhur me dokumentet e ndërmarrjes suaj, çfarë bën mirë, dhe cilët kufij nuk duhet t’i kalojë. Jo nga druajtje tregtare, por sepse kalimi i tyre ju krijon juve një problem.

Si funksionon, për dy minuta dhe pa terma të vështirë

Mekanizmi është më i thjeshtë sesa duket, dhe kuptimi i tij ndihmon t’i besoni në mënyrën e duhur.

Kur një dokument hyn në arkiv, teksti nxirret: drejtpërdrejt nëse është PDF dixhital, ose përmes OCR-së nëse është skanim a fotografi. Pastaj teksti ndahet në copa, dhe çdo copë kthehet në një varg numrash që përfaqëson kuptimin e saj. Copat që flasin për gjëra të ngjashme përfundojnë pranë njëra-tjetrës.

Kur bëni një pyetje, ndodh kjo: pyetja kthehet në të njëjtët numra, sistemi merr copat më të afërta dhe ia jep modelit gjuhësor bashkë me pyetjen. Përgjigjja lind nga ato copa, jo nga ajo që modeli ka mësuar diku në internet.

Prej këtej dalin dy pasoja praktike që ia vlen të mbahen mend:

• asistenti përgjigjet vetëm për atë që ka lexuar. Një dokument i pangarkuar, për të nuk ekziston;
• asistenti mund të tregojë nga cili dokument vjen përgjigjja. Nëse nuk e bën, nuk po e përdorni mirë mjetin.

Gjashtë gjërat që i bën mirë

Kërkon sipas kuptimit, jo sipas fjalës së saktë. Kërkoni «atë kontratë mirëmbajtjeje me gjobën për afatet e ndërhyrjes» dhe e gjeni, edhe kur asnjë nga ato fjalë nuk ndodhet te emri i skedarit.

Përmbledh. Një kontratë dyzetfaqëshe, një specifikim, një procesverbal i gjatë. E dobishme kur duhet vendosur nëse ia vlen të lexohet i tëri.

Nxjerr të dhëna. Numri, data, shuma, afati, pala tjetër. Është puna që kursen më shumë kohë, sepse sot bëhet duke i kopjuar me dorë.

Përkthen. Një ofertë e ardhur në gjermanisht, një certifikatë në anglisht, një dokument në turqisht. Mjafton për të kuptuar e për të vendosur, jo për të firmosur pa e rilexuar.

Krahason dy versione. Çfarë ndryshoi mes draftit të marsit dhe atij të qershorit. Modeli i sheh dallimet edhe kur askush nuk i ka shënuar.

Përgjigjet për pyetje mbi arkivin. «Cilat kontrata skadojnë para nëntorit?», «çfarë dokumentesh kemi nga ky furnitor?». Pikërisht pyetjet që sot i kushtojnë njëzet minuta dikujt.

Pesë kufijtë

Këtu është pjesa që ka rëndësi, dhe ajo që rrallë gjendet në materialet e shitjes.

1. Asnjë mendim ligjor, tatimor apo shëndetësor

Ky është kufi i prerë, jo kujdes i përkohshëm. Asistenti mund ta gjejë klauzolën e zgjidhjes së kontratës, të tregojë çfarë thotë dhe ta përmbledhë. Nuk duhet t’ju thotë nëse mund ta zgjidhni kontratën, nëse ajo klauzolë është e vlefshme, ose si t’i përgjigjeni një pretendimi.

Arsyet janë dy. E para është përmbajtësore: vlerësimi i një rasti konkret kërkon njohuri që nuk ndodhen në dokument dhe një përgjegjësi profesionale që një makinë nuk e mban. E dyta është praktike: nëse ndiqni një mendim të gabuar, dëmin e keni ju, jo programi. Në disa vende këshillimi ligjor është veprimtari e rezervuar për profesione të caktuara.

Formula për ta mbajtur mend është e thjeshtë: asistenti rendit faktet, nuk gjykon rastin. Aty ku mbarojnë faktet, nis kontabilisti ose avokati juaj.

2. Nuk vendos në vend të një personi

Mund të propozojë se një faturë është e një furnitori të caktuar, për një shumë të caktuar, e pagueshme deri në një datë të caktuar. Miratimi mbetet veprim i një personi, me emër dhe orë të regjistruar. Një automatizëm që miraton vetë është i rehatshëm derisa vjen fatura e gabuar, dhe atëherë askush nuk di kush vendosi.

3. Nuk është kurrë më i besueshëm se dokumentet që lexon

Nëse dokumenti është i gabuar, përgjigjja do të jetë e gabuar me të njëjtën siguri. Asistenti nuk verifikon faktet e botës: riprodhon çfarë shkruhet në arkiv. Një shumë e lexuar gabim në një skanim mbetet e gabuar edhe kur ju thuhet me ton bindës.

4. Mund të gabojë, dhe kjo përcakton mënyrën e përdorimit

Një model gjuhësor mund të prodhojë një përgjigje të besueshme dhe të pasaktë, sidomos kur pyetja është e paqartë ose dokumenti i dykuptimtë. Nuk është e metë që e rregullon një përditësim, është veti e vetë mjetit. Prandaj përdorimi i drejtë mbetet gjithmonë i njëjti: pyet, pastaj hap dokumentin e treguar dhe kontrollo vendin. Kushton dhjetë sekonda dhe e ndryshon krejt nivelin e rrezikut.

5. Nuk zëvendëson ruajtjen e dokumenteve

Një asistent që lexon dhe përmbledh nuk është sistem ruajtjeje, dhe nuk i bën të panevojshme kërkesat për të cilat kemi shkruar te artikulli mbi dokumentet e pandryshueshme dhe përshkrimin e procedurës. Janë dy funksione të ndryshme: njëri ju bën të punoni më shpejt, tjetri ju mban në rregull.

Tri rregulla për ekipin

Vetëm tri, me qëllim, që t’i mbajnë mend të gjithë.

1. Çdo përgjigje verifikohet te burimi. Asistenti e tregon dokumentin: hapeni. Nëse nuk tregon asnjë, përgjigjja nuk përdoret.
2. Bëhen pyetje me përgjigje të verifikueshme. «Kur skadon kjo kontratë?» është pyetje e mirë. «A më leverdis ta rinovoj?» nuk është.
3. Nuk ngjiten brenda të dhëna që nuk janë në arkiv. Nëse një informacion ka rëndësi, hyn si dokument, nuk rron në një bisedë.

Ku shkojnë dokumentet tuaja

Është pyetja që një ndërmarrje duhej ta bënte e para dhe zakonisht e bën e fundit. Tri përgjigje që duhen kërkuar:

Ndarja. Dokumentet tuaja nuk duhet të rrinë në të njëjtën enë me ato të ndërmarrjeve të tjera. Në Blina Space çdo ndërmarrje ka një bazë të dhënash të veçantë, jo një rresht me etiketën e klientit brenda një tabele të përbashkët.

Qëllimi i kufizuar. Përmbajtja shërben për t’iu përgjigjur pyetjeve tuaja, jo për të stërvitur modele të përgjithshme.

Vendi dhe rregullat. Strehimi në Gjermani dhe përpunimi sipas GDPR-së nuk janë formalitet kur në arkiv ka kontrata, listëpagesa dhe të dhëna klientësh.

Kur ia vlen vërtet

Për të qenë të ndershëm: jo çdo ndërmarrje ka të njëjtën nevojë. Asistenti e shlyen koston kur plotësohen të paktën dy nga këto kushte:

• vijnë shumë dokumente nga jashtë dhe dikush u kopjon të dhënat me dorë;
• arkivi është aq i madh sa kërkimi është bërë problem, afërsisht mbi disa mijëra dokumente;
• punohet në disa gjuhë;
• ka kontrata dhe afate që dikush duhet t’i mbajë nën sy.

Nëse keni dyqind dokumente dhe i dini përmendsh, një kërkim i mirë ju mjafton, dhe kush ju thotë të kundërtën, po shet.

Si është bërë në Blina Space

Asistenti punon me katër veprime të deklaruara: përmbledh, përkthen, analizon dhe krahason dokumente. Pranë tyre qëndron kërkimi sipas përmbajtjes, që falë OCR-së funksionon edhe mbi skanimet, dhe nxjerrja automatike e të dhënave te faturat hyrëse.

Konsumi matet me veprime: paketa Starter përfshin 50 në muaj, Team 500, Business 2.000. Një numër që mund ta kontrolloni, në vend të një «pa kufi» që më vonë del i kufizuar.

Dhe kufiri mbetet ai i shkruar më sipër: asistenti punon vetëm mbi dokumentet e ndërmarrjes suaj, tregon nga vjen përgjigjja, dhe te çështjet ligjore e tatimore ndalet më parë. Jo se nuk do të dinte të shkruante diçka, por sepse ajo diçka nuk duhet përdorur.