Der KI-Assistent auf den eigenen Dokumenten: was er wirklich kann und wo er aufhört

„Mit KI” steht inzwischen in jedem Softwareangebot. Der Satz allein sagt nichts: Er kann eine bessere Suche meinen oder ein System, das verspricht, Ihre Verträge für Sie zu lesen. Der Unterschied ist erheblich, und er betrifft vor allem den zweiten Teil, über den im Verkaufsgespräch niemand spricht: wo der Assistent aufhört.

Dieser Artikel erklärt, wie ein Assistent arbeitet, der auf den Dokumenten Ihres Unternehmens läuft, was er gut kann und welche Grenzen er nicht überschreiten darf, nicht aus vertrieblicher Zurückhaltung, sondern weil ihre Überschreitung Ihnen ein Problem verschafft.

Wie es funktioniert, in zwei Minuten und ohne Fachjargon

Der Mechanismus ist einfacher, als er klingt, und wer ihn versteht, vertraut auf die richtige Weise.

Kommt ein Dokument ins Archiv, wird der Text extrahiert: Bei einem digitalen PDF direkt, bei einem Scan oder Foto über die OCR. Anschließend wird der Text in Abschnitte zerlegt, und jeder Abschnitt wird in eine Zahlenfolge übersetzt, die seine Bedeutung abbildet. Abschnitte über ähnliche Dinge landen nahe beieinander.

Stellen Sie eine Frage, passiert Folgendes: Die Frage wird in dieselben Zahlen übersetzt, das System holt die inhaltlich nächsten Abschnitte und übergibt sie zusammen mit der Frage an das Sprachmodell. Die Antwort entsteht aus diesen Abschnitten, nicht aus dem, was das Modell irgendwo im Internet gelernt hat.

Daraus folgen zwei praktische Punkte, die man sich merken sollte:

• der Assistent antwortet nur zu dem, was er gelesen hat. Ein nicht hochgeladenes Dokument existiert für ihn nicht;
• der Assistent kann angeben, aus welchem Dokument die Antwort stammt. Tut er das nicht, nutzen Sie das Werkzeug falsch.

Die sechs Dinge, die er gut kann

Nach Bedeutung suchen, nicht nach exaktem Wort. Sie suchen „den Wartungsvertrag mit der Vertragsstrafe bei Reaktionszeiten” und finden ihn, auch wenn keines dieser Wörter im Dateinamen steht.

Zusammenfassen. Ein Vertrag über vierzig Seiten, ein Leistungsverzeichnis, ein langes Protokoll. Nützlich, wenn Sie entscheiden müssen, ob sich die vollständige Lektüre lohnt.

Daten herausziehen. Nummer, Datum, Betrag, Frist, Vertragspartner. Das ist die Aufgabe, die am meisten Zeit spart, weil sie heute per Hand abgetippt wird.

Übersetzen. Ein Angebot auf Italienisch, ein Zertifikat auf Englisch, ein Dokument auf Türkisch. Ausreichend, um zu verstehen und zu entscheiden, nicht um ungeprüft zu unterschreiben.

Zwei Fassungen vergleichen. Was sich zwischen dem Entwurf von März und dem von Juni geändert hat. Das Modell sieht die Unterschiede auch dann, wenn sie nicht markiert sind.

Fragen zum Archiv beantworten. „Welche Verträge laufen bis November aus?”, „Welche Unterlagen haben wir von diesem Lieferanten?” Genau die Fragen, die heute jemanden zwanzig Minuten kosten.

Die fünf Grenzen

Hier steht der Teil, auf den es ankommt, und der in Verkaufsunterlagen selten auftaucht.

1. Keine Rechts-, Steuer- oder Gesundheitsauskünfte

Das ist eine feste Grenze, keine vorübergehende Vorsicht. Der Assistent kann die Kündigungsklausel finden, zeigen, was dort steht, und sie zusammenfassen. Er darf Ihnen nicht sagen, ob Sie kündigen können, ob die Klausel wirksam ist oder wie Sie auf eine Beanstandung antworten sollen.

Dafür gibt es zwei Gründe. Der erste ist inhaltlich: Die Beurteilung eines konkreten Falls setzt Kenntnisse voraus, die nicht im Dokument stehen, und eine fachliche Verantwortung, die eine Maschine nicht trägt. Der zweite ist praktisch: Folgen Sie einer falschen Auskunft, liegt der Schaden bei Ihnen, nicht bei der Software. In Deutschland fiele eine solche Tätigkeit zudem unter das Rechtsdienstleistungsgesetz und ist damit den dafür zugelassenen Berufen vorbehalten.

Die Merkformel ist einfach: Der Assistent ordnet Fakten, er beurteilt keinen Fall. Wo die Fakten enden, beginnt Ihr Steuerberater oder Ihr Anwalt.

2. Er entscheidet nicht anstelle eines Menschen

Er kann vorschlagen, dass eine Rechnung von einem bestimmten Lieferanten stammt, über einen bestimmten Betrag lautet und bis zu einem bestimmten Datum zu zahlen ist. Die Freigabe bleibt die Handlung einer Person, mit Namen und Zeitpunkt im Protokoll. Eine Automatik, die selbst freigibt, ist bequem, bis die falsche Rechnung kommt, und dann weiß niemand, wer entschieden hat.

3. Er ist nie zuverlässiger als die Dokumente, die er liest

Ist das Dokument falsch, ist die Antwort mit derselben Überzeugung falsch. Der Assistent prüft keine Tatsachen der Welt, er prüft, was im Archiv steht. Ein in einem Scan falsch erfasster Betrag bleibt falsch, auch wenn er Ihnen souverän vorgetragen wird.

4. Er kann sich irren, und danach muss man ihn einsetzen

Ein Sprachmodell kann eine plausible und dennoch falsche Antwort erzeugen, besonders bei vagen Fragen oder mehrdeutigen Dokumenten. Das ist kein Fehler, den ein Update behebt, sondern eine Eigenschaft des Werkzeugs. Deshalb bleibt die richtige Nutzung immer dieselbe: fragen, dann das genannte Dokument öffnen und die Stelle prüfen. Das kostet zehn Sekunden und verändert das Risiko vollständig.

5. Er ersetzt nicht die ordnungsgemäße Aufbewahrung

Ein Assistent, der liest und zusammenfasst, ist kein Aufbewahrungssystem und macht die Anforderungen nicht überflüssig, über die wir im Beitrag zu Revisionssicherheit und Verfahrensdokumentation geschrieben haben. Das sind zwei verschiedene Funktionen: Die eine lässt Sie schneller arbeiten, die andere hält Sie ordnungsgemäß.

Drei Regeln fürs Team

Bewusst nur drei, damit sie jeder behält.

1. Jede Antwort wird an der Quelle geprüft. Der Assistent nennt das Dokument: öffnen Sie es. Nennt er keines, wird die Antwort nicht verwendet.
2. Es werden überprüfbare Fragen gestellt. „Wann läuft dieser Vertrag aus?” ist eine gute Frage. „Soll ich ihn verlängern?” ist keine.
3. Keine Daten hineinkopieren, die nicht im Archiv stehen. Ist eine Information wichtig, gehört sie als Dokument ins System und nicht in einen Chatverlauf.

Wohin Ihre Dokumente gehen

Das ist die Frage, die ein Unternehmen zuerst stellen sollte und meist zuletzt stellt. Drei Antworten sollten Sie verlangen:

Trennung. Ihre Dokumente dürfen nicht im selben Behälter liegen wie die anderer Unternehmen. In Blina Space bekommt jedes Unternehmen eine eigene Datenbank, keine Zeile mit Kundenkennzeichen in einer gemeinsamen Tabelle.

Zweckbindung. Die Inhalte dienen dazu, Ihre Fragen zu beantworten, nicht dazu, allgemeine Modelle zu trainieren.

Ort und Regeln. Hosting in Deutschland und Verarbeitung nach DSGVO sind keine Formalie, wenn im Archiv Verträge, Lohnabrechnungen und Kundendaten liegen.

Wann es sich wirklich lohnt

Ehrlich gesagt: Nicht jedes Unternehmen braucht das im selben Maß. Der Assistent verdient seinen Preis, wenn mindestens zwei dieser Punkte zutreffen:

• es kommen viele Dokumente von außen, aus denen jemand Daten abtippt;
• das Archiv ist groß genug, dass Suchen zum Problem wird, grob ab einigen tausend Dokumenten;
• es wird in mehreren Sprachen gearbeitet;
• es gibt Verträge und Fristen, die jemand im Blick behalten muss.

Wer zweihundert Dokumente hat und sie auswendig kennt, kommt mit einer guten Suche aus, und wer etwas anderes behauptet, verkauft gerade.

Wie es in Blina Space aussieht

Der Assistent arbeitet mit vier klar benannten Aktionen: zusammenfassen, übersetzen, analysieren und Dokumente vergleichen. Daneben steht die Suche über den Inhalt, die dank OCR auch in Scans funktioniert, und bei Eingangsrechnungen die automatische Datenerkennung.

Der Verbrauch wird in Aktionen gemessen: Starter enthält 50 im Monat, Team 500, Business 2.000. Eine Zahl, die Sie kontrollieren können, statt eines „unbegrenzt”, das sich später als begrenzt herausstellt.

Und die Grenze bleibt die oben beschriebene: Der Assistent arbeitet nur mit den Dokumenten Ihres Unternehmens, zeigt, woher die Antwort stammt, und hört bei rechtlichen und steuerlichen Fällen vorher auf. Nicht weil er nichts schreiben könnte, sondern weil Sie dieses Etwas nicht verwenden sollten.