Datenschutzerklärung

Verantwortlicher

Erhobene Daten

Konto & Authentifizierung: Name, E-Mail, gehashtes Passwort, Firmenname, Rolle/Berechtigungen, 2FA-Anmeldung.

Technische & Session-Daten: IP-Adresse, Browser, Betriebssystem und Gerätetyp (Handy, Tablet, PC — Android/iOS), JWT-Session-Token, Anmeldezeitstempel.

Dokument- & Mandantendaten: hochgeladene Dateien (PDF, DOCX, XLSX, PPTX, Bilder), OCR-extrahierter Text, Ordner/Tags/Metadaten, Sucheeinbettungen, Team-Chat-Nachrichten.

Abrechnung: Plan und Abrechnungszeitraum. Zahlungsdaten werden ausschließlich von Stripe verarbeitet und nie auf unseren Servern gespeichert (§ 7).

Zweck der Verarbeitung

• Dienstleistungserbringung: Speicherung, Suche und Verwaltung Ihrer Dokumente
• Authentifizierung und Sicherheit: Identität, Sitzungen, Schutz vor unbefugtem Zugriff
• Abrechnung und Abonnementverwaltung über Stripe
• KI-Funktionen: Zusammenfassen, Übersetzen, Analysieren und Vergleichen von Dokumenten (optional)
• Plattformzuverlässigkeit und rechtliche Konformität

Rechtsgrundlagen

• Art. 6 Abs. 1 lit. b) — Vertragserfüllung (Konto, Zugang, Abrechnung)
• Art. 6 Abs. 1 lit. f) — Berechtigte Interessen (Sicherheit, Betrugsprävention, Optimierung)
• Art. 6 Abs. 1 lit. a) — Einwilligung (optionale KI-Funktionen; jederzeit widerrufbar)
• Art. 6 Abs. 1 lit. c) — Rechtliche Verpflichtung (Steuer-/Buchhaltungspflichten)

Datenspeicherung und -standort

Alle Daten werden bei der Hetzner Online GmbH innerhalb der Europäischen Union (Deutschland / Finnland), DSGVO-konform, gespeichert. Jedes Unternehmen hat seine eigene dedizierte Datenbank (Database-per-Tenant). Datenbanken, Objektspeicher, Caches und Backups verbleiben in der EU.

KI-Datenverarbeitung & Drittlandübermittlungen

Optionale KI-Funktionen können Dokumententext übermitteln an: OpenAI, Anthropic, Google (USA, unter EU-US DPF / SCCs) oder selbstgehostetes Ollama (EU, keine Übermittlung). Alle laufen im API-Modus — Ihre Daten werden nur für Ihre Anfrage verarbeitet und nicht zum Training von Modellen verwendet.

Drittanbieter

Stripe (Zahlungen) — stripe.com/privacy. Wir speichern nur eine Referenz-ID, niemals vollständige Zahlungsdaten.

Cloudflare (CDN/Sicherheit) — cloudflare.com/privacypolicy.

Hetzner Online (Hosting, EU) — hetzner.com/legal/privacy-policy.

Aufbewahrungsfristen

• Konto- & Dokumentdaten: für die Dauer des Kontos; Löschung innerhalb von 30 Tagen nach Kündigung, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht
• Server-/Zugriffsprotokolle: 30 Tage
• Verschlüsselte Backups: lokal 7 Tage, extern (EU) 30 Tage
• Abrechnungsunterlagen: bis zu 10 Jahre (deutsches Steuerrecht)

Ihre Rechte (DSGVO)

Auskunft (Art. 15), Berichtigung (16), Löschung (17), Einschränkung (18), Datenübertragbarkeit (20), Widerspruch (21), Widerruf der Einwilligung (7 Abs. 3). Kontakt: [email protected] — wir antworten innerhalb von 30 Tagen.

Cookies

Wir verwenden ausschließlich technisch notwendige Session-Cookies (Authentifizierung, Sprachpräferenz). Keine Tracking-, Analyse- oder Werbe-Cookies — daher ist kein Cookie-Banner erforderlich (DSGVO Erwägungsgrund 30, ePrivacy-Richtlinie).

Datensicherheit

• TLS/HTTPS-Verschlüsselung bei der Übertragung; verschlüsselte EU-Backups
• Passwort-Hashing (bcrypt); Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA)
• Dedizierte Datenbank pro Unternehmen — strikte Datenisolierung
• Antivirus (ClamAV) bei jedem Upload; Container-/Firewall-Isolierung
• Nur SSH-Key-Zugriff auf Server; automatische Sicherheitsupdates

Datenpannenmeldung

Wir melden der Aufsichtsbehörde innerhalb von 72 Stunden (Art. 33) und benachrichtigen betroffene Nutzer unverzüglich bei hohem Risiko (Art. 34).

Beschwerderecht

Kontakt für Datenschutzanfragen

Albert Milaqi — Arti-IT · Pinner Straße 11, 42579 Heiligenhaus, Deutschland · [email protected]

Geschäftskontakte und Akquise

Wir kontaktieren Unternehmen, für die Blina Space oder Blina Desk (beides Produkte von Arti-IT) interessant sein können, per Brief. Dieser Abschnitt gilt, wenn Sie einen solchen Brief von uns erhalten haben.

• Daten: Firmenname, Geschäftsanschrift, Telefonnummer, Website, Branche und, soweit im Impressum veröffentlicht, der Name der Geschäftsführung.
• Herkunft: die öffentliche Website des Unternehmens (Impressum, Kontaktseite) und OpenStreetMap.
• Zweck: die Vorstellung unserer Produkte gegenüber Ihrem Unternehmen sowie eine Liste der bereits kontaktierten Unternehmen, damit niemand denselben Brief zweimal erhält und Widersprüche beachtet werden.
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – unser berechtigtes Interesse, Unternehmen unsere Produkte vorzustellen (Erwägungsgrund 47 DSGVO).
• Empfänger: unser eigenes CRM, gehostet bei Hetzner in Deutschland. Wenn Sie uns per E-Mail schreiben, außerdem unser E-Mail-Anbieter (Hostinger). Wir verkaufen diese Daten nicht und geben sie nicht weiter.
• Speicherdauer: Wenn Sie nicht antworten, löschen wir Ihre Daten spätestens 12 Monate nach unserem letzten Brief. Wenn Sie widersprechen, speichern wir nur Ihren Firmennamen und Ihre Domain in einer Sperrliste, damit wir Sie nie wieder kontaktieren.

Änderungen dieser Richtlinie

Wir können diese Richtlinie aktualisieren, um Änderungen in der Praxis oder im Recht widerzuspiegeln. Wesentliche Änderungen werden per E-Mail oder in der App mitgeteilt. Das oben genannte „Letzte Aktualisierung"-Datum gibt die neueste Überarbeitung an.