Faturat e furnitorëve: pranoji, verifikoji dhe mos i paguaj kurrë dy herë

Një faturë furnitori vjen me email, një tjetër është një PDF i shkarkuar nga portali, e treta është në letër dhe përfundon në një dosje. Dikush ia përcjell kontabilistit, dikush tjetër e harron në kutinë postare. Pastaj vjen një kujtesë për një faturë që dukej se ishte paguar tashmë, ose zbulohet se një afat ka kaluar pa e parë askush. Për një biznes të vogël nuk është thjesht bezdi: janë para dhe kohë të humbura, dhe ndodh më shpesh nga sa pranohet.

Problemi nuk janë faturat në vetvete, por fakti që hyjnë nga mijëra rrugë të ndryshme dhe nuk kanë një vend të vetëm ku të pranohen, të kontrollohen dhe të vihen në regjistër. Moduli i ri Faturat hyrëse i Blina Space lind pikërisht për këtë: t’i mbledhë të gjitha faturat e furnitorëve në një rrjedhë të vetme e të rregullt, nga pranimi deri te eksporti për kontabilistin.

Faturat vijnë vetë

Hapi i parë është të ndalosh së vrapuari pas faturave. Me Blina Space ke tri rrugë për t’i futur: përcjelli te një adresë email e dedikuar, ngarkoji me dorë, ose shënoje si faturë një dokument që e ke tashmë në arkiv. Adresa email është më e rehatshmja: ia përcjell faturën e furnitorit asaj adrese dhe për pak sekonda e gjen në modul, gati për t’u punuar. Nuk ka më fatura të humbura në kutinë postare të një personi të vetëm.

Nxjerrja e të dhënave me KI

Të shkruash me dorë furnitorin, numrin, shumat dhe IBAN-in është pjesa e mërzitshme, dhe është edhe ajo ku gabohet. Me Blina Space asistenti KI e lexon faturën dhe nxjerr të dhënat kryesore: emrin e furnitorit, numrin e TVSH-së, numrin dhe datën e dokumentit, bazën e tatueshme, TVSH-në, totalin, IBAN-in dhe afatin e pagesës. Ti hedh një sy dhe konfirmon. Njohja funksionon edhe në faturat elektronike (XRechnung dhe ZUGFeRD) dhe në skanimet. Fjala e fundit mbetet gjithmonë e jotja, por pjesën më të madhe të punës e bën platforma.

Verifikimi dhe miratimi

Një faturë nuk është vetëm një e dhënë për t’u arkivuar: është një shpenzim që dikush duhet ta kontrollojë dhe ta miratojë. Në Blina Space çdo faturë ndjek një rrugë të qartë — E re, Në verifikim, E miratuar ose E refuzuar — me mundësinë për t’ia caktuar një personi dhe për të lënë komente. Kështu është gjithmonë e qartë kush duhet të bëjë çfarë dhe në ç’pikë ndodhet një faturë, pa shkëmbime email-esh për të kuptuar “këtë e ka parë tashmë dikush?”. Kush miraton shpenzimet ka një pamje të rregullt; kush i regjistron e di se punon vetëm mbi fatura tashmë të validuara.

Statusi i pagesës gjithmonë i qartë

Të dish nëse një faturë është paguar është po aq e rëndësishme sa ta verifikosh. Çdo faturë ka një status pagese — Për t’u paguar, E paguar ose E vonuar — të pavarur nga rrjedha e miratimit. Me një vështrim sheh çfarë është ende e hapur, çfarë është paguar dhe mbi të gjitha çfarë është me vonesë, para se të vijë kujtesa. Për një biznes të vogël kjo do të thotë asnjë pagesë e dyfishtë dhe asnjë faturë e harruar në fund të listës.

Eksport DATEV për kontabilistin

Në fund justifikimet duhet t’i arrijnë atij që mban kontabilitetin. Blina Space përgatit një eksport DATEV të dokumenteve (Belege): një paketë e rregullt me faturat dhe të dhënat e tyre, gati për t’ia dorëzuar kontabilistit. Grupet e eksportuara mbeten të pandryshueshme, siç e kërkon një menaxhim serioz i dokumenteve fiskale. Më pak hapa manualë, më pak gabime, dhe një marrëdhënie më e pastër me atë që kujdeset për kontabilitetin tënd.

Privatësia dhe GDPR

Faturat përmbajnë të dhëna të ndjeshme mbi kompaninë tënde dhe furnitorët e tu. Blina Space i cakton çdo kompanie një bazë të dhënash të dedikuar, me strehim në Gjermani dhe në Bashkimin Evropian. Dokumentet e tua mbeten të tuat dhe nuk përdoren për të trajnuar modele publike. Është niveli i mbrojtjes që një biznes i vogël i vëmendshëm ndaj GDPR-së ka të drejtë të presë nga një software për menaxhimin e faturave.

Pse ka rëndësi për bizneset e vogla

Kompanitë e mëdha kanë një zyrë kontabiliteti që i shpërndan faturat çdo ditë. Një biznes i vogël jo: të pranosh, të kontrollosh dhe t’ia kalosh faturat kontabilistit është një detyrë më shumë që i bie atij që ka tashmë mijëra gjëra për të bërë. Një faturë e humbur, një pagesë e dyfishtë ose një afat i munguar peshojnë mbi një realitet të vogël shumë më tepër se mbi një të madh.

Moduli Faturat hyrëse u jep atyre që kanë pak njerëz të njëjtat mjete si atyre që kanë shumë: pranim me email, nxjerrje të dhënash me KI, verifikim dhe miratim, status pagese dhe eksport DATEV. Më pak punë manuale, më pak rreziqe, më shumë kontroll — dhe është i përfshirë në të gjitha planet.

Provo falas menaxhimin e faturave të Blina Space — provë falas 15-ditëshe, pa detyrim.