Tedarikçi faturaları: alın, inceleyin ve asla iki kez ödemeyin

Bir tedarikçi faturası e-postayla gelir, bir diğeri portaldan indirilen bir PDF’tir, üçüncüsü kâğıttadır ve bir klasörde son bulur. Biri onu mali müşavire iletir, bir başkası posta kutusunda unutur. Sonra zaten ödenmiş görünen bir fatura için bir hatırlatma gelir ya da bir vadenin kimse görmeden geçtiği fark edilir. Küçük bir işletme için bu yalnızca bir sıkıntı değildir: kaybedilen para ve zamandır ve itiraf edilenden daha sık olur.

Sorun faturaların kendisi değil, binlerce farklı yoldan gelmeleri ve alınıp kontrol edilecekleri, kayda geçirilecekleri tek bir yerlerinin olmamasıdır. Blina Space’in yeni Gelen faturalar modülü tam da bunun için doğdu: tüm tedarikçi faturalarını, alımdan mali müşavire dışa aktarıma kadar tek ve düzenli bir akışta toplamak.

Faturalar kendiliğinden gelir

İlk adım faturaların peşinden koşmayı bırakmaktır. Blina Space ile onları içeri almak için üç yolunuz var: özel bir e-posta adresine yönlendirin, elle yükleyin ya da arşivde zaten bulunan bir belgeyi fatura olarak işaretleyin. E-posta adresi en pratiğidir: tedarikçi faturasını o adrese iletirsiniz ve birkaç saniye içinde modülde, işlenmeye hazır bulursunuz. Artık tek bir kişinin posta kutusunda kaybolan faturalar yok.

Yapay zekâ ile veri çıkarma

Tedarikçiyi, numarayı, tutarları ve IBAN’ı elle yazmak sıkıcı kısımdır ve hata da orada yapılır. Blina Space ile yapay zekâ asistanı faturayı okur ve ana verileri çıkarır: tedarikçinin unvanı, vergi numarası, belgenin numarası ve tarihi, matrah, KDV, toplam, IBAN ve ödeme vadesi. Siz bir göz atıp onaylarsınız. Tanıma, elektronik faturalarda (XRechnung ve ZUGFeRD) ve taramalarda da çalışır. Son söz her zaman sizindir, ama işin büyük kısmını platform yapar.

İnceleme ve onay

Bir fatura yalnızca arşivlenecek bir veri değildir: birinin kontrol edip onaylaması gereken bir harcamadır. Blina Space’te her fatura net bir yol izler — Yeni, İncelemede, Onaylandı veya Reddedildi — bir kişiye atama ve yorum bırakma imkânıyla. Böylece kimin ne yapması gerektiği ve bir faturanın hangi aşamada olduğu her zaman bellidir; “bunu gören oldu mu?” diye e-posta alışverişi yapmadan. Harcamaları onaylayan düzenli bir görünüme sahiptir; kaydedense yalnızca doğrulanmış faturalar üzerinde çalıştığını bilir.

Ödeme durumu her zaman net

Bir faturanın ödenip ödenmediğini bilmek, onu incelemek kadar önemlidir. Her faturanın onay akışından bağımsız bir ödeme durumu vardır — Ödenecek, Ödendi veya Gecikmiş. Bir bakışta neyin hâlâ açık, neyin ödenmiş ve en önemlisi neyin gecikmiş olduğunu, hatırlatma gelmeden görürsünüz. Küçük bir işletme için bu, artık çift ödeme ve listenin dibinde unutulmuş fatura olmaması demektir.

Mali müşavir için DATEV dışa aktarımı

Sonunda belgelerin muhasebeyi tutan kişiye ulaşması gerekir. Blina Space belgelerin (Belege) bir DATEV dışa aktarımını hazırlar: faturaları ve verilerini içeren, mali müşavire teslim edilmeye hazır düzenli bir paket. Dışa aktarılmış partiler, ciddi bir mali belge yönetiminin gerektirdiği gibi değiştirilemez kalır. Daha az elle adım, daha az hata ve muhasebenizle ilgilenen kişiyle daha temiz bir ilişki.

Gizlilik ve GDPR

Faturalar, şirketiniz ve tedarikçileriniz hakkında hassas veriler içerir. Blina Space her şirkete, Almanya’da ve Avrupa Birliği’nde barındırılan özel bir veritabanı atar. Belgeleriniz sizin kalır ve kamuya açık modelleri eğitmek için kullanılmaz. GDPR’a önem veren küçük bir işletmenin bir fatura yönetimi yazılımından beklemeye hakkı olan koruma düzeyi budur.

Küçük işletmeler için neden önemli

Büyük şirketlerin faturaları her gün ayıklayan bir muhasebe bölümü vardır. Küçük bir işletmenin yoktur: faturaları almak, kontrol etmek ve mali müşavire iletmek, zaten binlerce işi olan birine düşen fazladan bir görevdir. Kaybolan bir fatura, çift bir ödeme ya da kaçırılan bir vade, küçük bir işletmeye büyük bir işletmeye olduğundan çok daha ağır gelir.

Gelen faturalar modülü, az kişisi olanlara çok kişisi olanlarla aynı araçları verir: e-postayla alım, yapay zekâ ile veri çıkarma, inceleme ve onay, ödeme durumu ve DATEV dışa aktarımı. Daha az elle iş, daha az risk, daha çok kontrol — üstelik tüm paketlere dahildir.

Blina Space’in fatura yönetimini ücretsiz deneyin — 15 gün ücretsiz deneme, taahhütsüz.