E-Rechnungspflicht 2026/2027/2028: alle Fristen, Ausnahmen und was kleine Unternehmen jetzt tun müssen

Die E-Rechnungspflicht in Deutschland kommt nicht irgendwann — sie ist schon da. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen im B2B-Geschäft E-Rechnungen empfangen können. Der verpflichtende Versand folgt in zwei Stufen: 2027 für größere, 2028 für alle Unternehmen. Dieser Leitfaden fasst die Fristen zusammen, erklärt die Ausnahmen und zeigt, was Sie konkret vorbereiten sollten.

Hinweis: Dieser Artikel ist eine allgemeine Orientierung, keine Rechts- oder Steuerberatung. Verbindliche Auskünfte zu Ihrem konkreten Fall gibt Ihnen Ihr Steuerberater.

Die Fristen im Überblick

Ab wann	Wer	Was gilt
1. Januar 2025	Alle inländischen B2B-Unternehmen	E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können — bereits in Kraft
1. Januar 2027	Unternehmen mit mehr als 800.000 € Jahresumsatz	E-Rechnungen im B2B verpflichtend ausstellen
1. Januar 2028	Alle übrigen Unternehmen	Versandpflicht gilt für alle

Der wichtigste Punkt, der in der Praxis oft untergeht: die Empfangspflicht gilt schon heute. Wer 2026 noch keine strukturierten Rechnungen annehmen und korrekt archivieren kann, ist bereits im Verzug — unabhängig davon, wann die eigene Versandpflicht greift.

Was am 1. Januar 2027 wirklich passiert

Stand September 2026 bleiben bis zur ersten Versandpflicht noch rund vier Monate. Maßgeblich ist der Gesamtumsatz des Vorjahres, also der von 2026: Wer 2026 mehr als 800.000 Euro umgesetzt hat, muss ab dem 1. Januar 2027 seine B2B-Rechnungen als E-Rechnung ausstellen. Wer darunter bleibt, hat bis Ende 2027 Zeit und ist ab dem 1. Januar 2028 dran.

Zwei Dinge werden dabei regelmäßig verwechselt:

• Die Grenze bezieht sich auf Ihren eigenen Vorjahresumsatz, nicht auf die Größe Ihres Kunden.
• Sie entscheidet nur über den Versand. Der Empfang ist seit 2025 für alle Pflicht, ohne Umsatzgrenze und ohne Übergangsfrist.

Wer ausgenommen ist

Nicht jede Rechnung muss eine E-Rechnung sein. Ausgenommen sind:

Fall	Rechtsgrundlage	Praxis
Rechnungen bis 250 Euro brutto	§ 33 UStDV	Maßgeblich ist der Gesamtbetrag der Rechnung: 250,01 Euro brutto, und die Ausnahme greift nicht mehr
Fahrausweise	§ 34 UStDV	Dürfen immer als sonstige Rechnung ausgestellt werden
Steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG	§ 14 UStG	Darunter fallen unter anderem Heilbehandlungen, viele Bildungs- und Finanzdienstleistungen und Vermietung
Kleinunternehmer nach § 19 UStG	Jahressteuergesetz 2024	Dauerhaft vom Versand befreit, nicht vom Empfang
Leistungen an Privatkunden (B2C)	§ 14 UStG	Die Pflicht betrifft ausschließlich inländische B2B-Umsätze
Empfänger im Ausland	§ 14 UStG	Die Pflicht knüpft an inländische Umsätze zwischen inländischen Unternehmen an

Die Details stehen im BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 und in § 14 UStG, den Sie im Wortlaut bei gesetze-im-internet.de nachlesen können.

Zustimmung: wann sie noch zählt

Bis Ende 2026 dürfen Sie weiter Papier oder ein einfaches PDF verschicken, wenn der Empfänger zustimmt. Diese Zustimmung ist formlos: Sie kann auch darin liegen, dass Ihr Kunde Ihre PDF-Rechnungen seit Jahren widerspruchslos bezahlt.

Sobald Ihre Versandpflicht greift, ist die Zustimmung dagegen bedeutungslos: Für inländische B2B-Umsätze ist die E-Rechnung dann der gesetzliche Normalfall, und der Empfänger kann sie nicht abbestellen. Umgekehrt heißt das für Sie als Empfänger: Sie können nicht darauf bestehen, weiter PDFs zu bekommen.

Aufbewahrung: acht Jahre, und zwar das Original

Für Rechnungen gilt seit 2025 eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren (zuvor zehn). Bei einer E-Rechnung ist das aufzubewahrende Original der strukturierte Datensatz, nicht sein Ausdruck und nicht die Bildschirmansicht.

Bei ZUGFeRD bedeutet das: Die PDF-Datei mit dem eingebetteten XML muss unverändert erhalten bleiben. Wer das XML entfernt oder das PDF neu erzeugt, hat das Original verloren, auch wenn die Zahlen auf dem Papier stimmen. Wie die GoBD das im Einzelnen verlangt und was in die Verfahrensdokumentation gehört, haben wir getrennt aufgeschrieben; die Vorlage dafür gibt es kostenlos und ohne Anmeldung.

Was passiert, wenn Sie nichts tun

Es gibt kein eigenes Bußgeld dafür, dass jemand statt einer E-Rechnung ein PDF verschickt. Die Folgen sind mittelbar, dafür teuer:

• Der Vorsteuerabzug Ihres Kunden steht auf wackligen Beinen. Ohne ordnungsgemäße Rechnung fehlt die formale Voraussetzung, und in der Betriebsprüfung wird darüber gestritten. Ihr Kunde wird die Rechnung deshalb zurückweisen, lange bevor das Finanzamt kommt.
• Sie werden aus Lieferketten gedrängt. Größere Auftraggeber stellen ihre Kreditorenbuchhaltung auf strukturierte Formate um. Wer weiter PDFs schickt, verursacht dort Handarbeit und wird ersetzt.
• Empfangen Sie nicht, verlieren Sie Belege. Landet eine XRechnung in einem Postfach, das den Anhang verwirft oder das niemand liest, fehlt sie später in der Buchhaltung. Das ist heute schon der häufigste Schaden, und er trifft ausgerechnet die Unternehmen, deren Versandpflicht erst 2028 beginnt.

Fahrplan bis Januar 2027

1. Jetzt: den Empfang absichern. Eine feste Adresse für Eingangsrechnungen, die XML- und ZUGFeRD-Anhänge zuverlässig annimmt, auslesen kann und sofort archiviert.
2. Bis Oktober: den eigenen Vorjahresumsatz prüfen. Über oder unter 800.000 Euro in 2026? Davon hängt ab, ob Sie in Stufe eins oder zwei fallen.
3. Bis November: das Format festlegen. XRechnung oder ZUGFeRD, und wer sie erzeugt: Rechnungsprogramm, Steuerberater oder Portal.
4. Bis Dezember: einmal im Echtbetrieb testen. Eine Rechnung an sich selbst, einmal quer durch den Ablauf: erzeugen, versenden, empfangen, prüfen, archivieren, exportieren.
5. Ab Januar: die Ablage aufräumen. Alte Papierbelege und PDFs bleiben aufbewahrungspflichtig. Zwei getrennte Archive sind der sicherste Weg, in der Prüfung etwas nicht zu finden.

Was zählt überhaupt als E-Rechnung?

Ein PDF per E-Mail ist keine E-Rechnung. Anerkannt sind nur strukturierte Formate nach der europäischen Norm EN 16931, in Deutschland vor allem:

• XRechnung — reines XML, der deutsche Standard.
• ZUGFeRD (ab Version 2.x, Profil EN 16931) — ein hybrides PDF mit eingebettetem XML: für Menschen lesbar, für Software verarbeitbar.

Die Formate, ihre Unterschiede und die europäische Perspektive (Factur-X, FatturaPA, ViDA) erklären wir ausführlich im Beitrag E-Rechnung verständlich erklärt: Formate und Fristen.

Empfangen heißt: prüfen und GoBD-konform archivieren

Mit dem Empfang allein ist es nicht getan. Eine eingehende E-Rechnung muss

1. technisch angenommen werden (z. B. über ein E-Mail-Postfach, das strukturierte Anhänge nicht verwirft),
2. gelesen und geprüft werden — die XML-Daten müssen gegen die Norm validiert und inhaltlich kontrolliert werden,
3. unveränderbar archiviert werden, GoBD-konform und über die gesamte Aufbewahrungsfrist (für Rechnungen 8 Jahre seit dem Bürokratieentlastungsgesetz IV; zuvor 10).

Ein normaler E-Mail-Posteingang erfüllt keine dieser Anforderungen zuverlässig. Genau hier setzt eine Rechnungseingangs-Software an.

Checkliste: so bereiten Sie sich vor

• Bestandsaufnahme: Wie kommen Rechnungen heute bei Ihnen an — Post, PDF per E-Mail, Portale?
• Empfangskanal festlegen: eine dedizierte E-Mail-Adresse für Eingangsrechnungen, an der XRechnung und ZUGFeRD automatisch erkannt werden.
• Validierung: eingehende XML-Daten gegen EN 16931 prüfen, nicht blind übernehmen.
• Archiv: unveränderbare, durchsuchbare Ablage mit Zugriffskontrolle — kein Datei-Chaos auf dem Desktop.
• Prozess: Wer prüft, wer gibt frei, wer bezahlt? Ein einfacher Freigabe-Workflow spart später Diskussionen.
• Steuerberater anbinden: Export der geprüften Belege (z. B. als DATEV-Paket) statt Schuhkarton.

Wie Blina Space den Rechnungseingang löst

Blina Space bringt den kompletten Rechnungseingang in Ihre Dokumentenverwaltung:

• Drei Wege hinein: Upload, eine eigene E-Mail-Adresse für Eingangsrechnungen oder Markierung eines vorhandenen Dokuments.
• XRechnung und ZUGFeRD werden automatisch gelesen — die strukturierten Daten werden ohne Zusatzkosten geparst und validiert.
• Scans und Foto-Rechnungen liest die integrierte KI aus; jeder Wert bleibt von Hand korrigierbar.
• Freigabe-Workflow: Neu → In Prüfung → Freigegeben/Abgelehnt, mit Kommentaren und klaren Zuständigkeiten.
• GoBD-konforme Ablage mit automatischer Ordnerstruktur, Virenprüfung und Backup.
• DATEV-Export für den Steuerberater — geprüfte Belege als Paket, fertig für die Buchhaltung.

Alles läuft in der EU, DSGVO-konform, und jede Firma bekommt ihre eigene, dedizierte Datenbank. Sie können Blina Space 15 Tage kostenlos testen — ohne Kreditkarte.

Häufige Fragen

Muss ich als Kleinunternehmer ab 2028 E-Rechnungen schreiben? Nein — Kleinunternehmer nach § 19 UStG bleiben vom Versand ausgenommen. Empfangen können müssen Sie sie trotzdem.

Reicht es, wenn ich PDFs archiviere? Nein. Ab Greifen der Versandpflicht Ihrer Lieferanten kommen strukturierte Formate; das PDF allein ist dann nicht mehr das Original. Archiviert werden muss die E-Rechnung selbst — unverändert und maschinenlesbar.

Gilt die Pflicht auch für B2C? Nein, die Regelung betrifft inländische B2B-Umsätze. Für Rechnungen an Privatkunden ändert sich nichts.

Zählt für die 800.000 Euro mein Umsatz oder der meines Kunden? Ihrer, und zwar der Gesamtumsatz des Vorjahres. Für die Stufe zum 1. Januar 2027 ist das der Umsatz aus 2026.

Ich stelle nur Rechnungen unter 250 Euro. Bin ich raus? Für den Versand ja, solange der Gesamtbetrag der einzelnen Rechnung unter 250 Euro bleibt (§ 33 UStDV). Empfangen können müssen Sie E-Rechnungen trotzdem, und eine Rechnung über 250,01 Euro fällt sofort unter die Pflicht.

Muss ich die E-Rechnung ausdrucken und abheften? Nein, und es genügt auch nicht. Aufzubewahren ist der strukturierte Datensatz selbst, acht Jahre lang, unverändert und maschinell auswertbar.

Was ist mit Dauerrechnungen und Verträgen als Rechnung? Ein Vertrag kann weiterhin als Rechnung dienen, muss dann aber ebenfalls die Anforderungen erfüllen. In der Praxis ist es einfacher, die erste Rechnung als E-Rechnung auszustellen und im Vertrag darauf zu verweisen. Wie Sie die Fristen dieser Verträge im Blick behalten, steht im Beitrag zum Vertragsmanagement.