E-Rechnungspflicht 2026/2027/2028: alle Fristen, Ausnahmen und was kleine Unternehmen jetzt tun müssen

Die E-Rechnungspflicht in Deutschland kommt nicht irgendwann — sie ist schon da. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen im B2B-Geschäft E-Rechnungen empfangen können. Der verpflichtende Versand folgt in zwei Stufen: 2027 für größere, 2028 für alle Unternehmen. Dieser Leitfaden fasst die Fristen zusammen, erklärt die Ausnahmen und zeigt, was Sie konkret vorbereiten sollten.

Hinweis: Dieser Artikel ist eine allgemeine Orientierung, keine Rechts- oder Steuerberatung. Verbindliche Auskünfte zu Ihrem konkreten Fall gibt Ihnen Ihr Steuerberater.

Die Fristen im Überblick

Ab wann	Wer	Was gilt
1. Januar 2025	Alle inländischen B2B-Unternehmen	E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können — bereits in Kraft
1. Januar 2027	Unternehmen mit mehr als 800.000 € Jahresumsatz	E-Rechnungen im B2B verpflichtend ausstellen
1. Januar 2028	Alle übrigen Unternehmen	Versandpflicht gilt für alle

Der wichtigste Punkt, der in der Praxis oft untergeht: die Empfangspflicht gilt schon heute. Wer 2026 noch keine strukturierten Rechnungen annehmen und korrekt archivieren kann, ist bereits im Verzug — unabhängig davon, wann die eigene Versandpflicht greift.

Ausnahme: Kleinunternehmer nach § 19 UStG

Kleinunternehmer sind vom verpflichtenden Versand dauerhaft ausgenommen (so geregelt im Jahressteuergesetz). Aber Achtung: Die Pflicht, E-Rechnungen zu empfangen, gilt auch für Kleinunternehmer. Wenn Ihr Lieferant ab 2027 nur noch XRechnung oder ZUGFeRD verschickt, müssen Sie damit umgehen können — lesen, prüfen, aufbewahren.

Was zählt überhaupt als E-Rechnung?

Ein PDF per E-Mail ist keine E-Rechnung. Anerkannt sind nur strukturierte Formate nach der europäischen Norm EN 16931, in Deutschland vor allem:

• XRechnung — reines XML, der deutsche Standard.
• ZUGFeRD (ab Version 2.x, Profil EN 16931) — ein hybrides PDF mit eingebettetem XML: für Menschen lesbar, für Software verarbeitbar.

Die Formate, ihre Unterschiede und die europäische Perspektive (Factur-X, FatturaPA, ViDA) erklären wir ausführlich im Beitrag E-Rechnung verständlich erklärt: Formate und Fristen.

Empfangen heißt: prüfen und GoBD-konform archivieren

Mit dem Empfang allein ist es nicht getan. Eine eingehende E-Rechnung muss

1. technisch angenommen werden (z. B. über ein E-Mail-Postfach, das strukturierte Anhänge nicht verwirft),
2. gelesen und geprüft werden — die XML-Daten müssen gegen die Norm validiert und inhaltlich kontrolliert werden,
3. unveränderbar archiviert werden, GoBD-konform und über die gesamte Aufbewahrungsfrist (für Rechnungen 8 Jahre seit dem Bürokratieentlastungsgesetz IV; zuvor 10).

Ein normaler E-Mail-Posteingang erfüllt keine dieser Anforderungen zuverlässig. Genau hier setzt eine Rechnungseingangs-Software an.

Checkliste: so bereiten Sie sich vor

• Bestandsaufnahme: Wie kommen Rechnungen heute bei Ihnen an — Post, PDF per E-Mail, Portale?
• Empfangskanal festlegen: eine dedizierte E-Mail-Adresse für Eingangsrechnungen, an der XRechnung und ZUGFeRD automatisch erkannt werden.
• Validierung: eingehende XML-Daten gegen EN 16931 prüfen, nicht blind übernehmen.
• Archiv: unveränderbare, durchsuchbare Ablage mit Zugriffskontrolle — kein Datei-Chaos auf dem Desktop.
• Prozess: Wer prüft, wer gibt frei, wer bezahlt? Ein einfacher Freigabe-Workflow spart später Diskussionen.
• Steuerberater anbinden: Export der geprüften Belege (z. B. als DATEV-Paket) statt Schuhkarton.

Wie Blina Space den Rechnungseingang löst

Blina Space bringt den kompletten Rechnungseingang in Ihre Dokumentenverwaltung:

• Drei Wege hinein: Upload, eine eigene E-Mail-Adresse für Eingangsrechnungen oder Markierung eines vorhandenen Dokuments.
• XRechnung und ZUGFeRD werden automatisch gelesen — die strukturierten Daten werden ohne Zusatzkosten geparst und validiert.
• Scans und Foto-Rechnungen liest die integrierte KI aus; jeder Wert bleibt von Hand korrigierbar.
• Freigabe-Workflow: Neu → In Prüfung → Freigegeben/Abgelehnt, mit Kommentaren und klaren Zuständigkeiten.
• GoBD-konforme Ablage mit automatischer Ordnerstruktur, Virenprüfung und Backup.
• DATEV-Export für den Steuerberater — geprüfte Belege als Paket, fertig für die Buchhaltung.

Alles läuft in der EU, DSGVO-konform, und jede Firma bekommt ihre eigene, dedizierte Datenbank. Sie können Blina Space 15 Tage kostenlos testen — ohne Kreditkarte.

Häufige Fragen

Muss ich als Kleinunternehmer ab 2028 E-Rechnungen schreiben? Nein — Kleinunternehmer nach § 19 UStG bleiben vom Versand ausgenommen. Empfangen können müssen Sie sie trotzdem.

Reicht es, wenn ich PDFs archiviere? Nein. Ab Greifen der Versandpflicht Ihrer Lieferanten kommen strukturierte Formate; das PDF allein ist dann nicht mehr das Original. Archiviert werden muss die E-Rechnung selbst — unverändert und maschinenlesbar.

Gilt die Pflicht auch für B2C? Nein, die Regelung betrifft inländische B2B-Umsätze. Für Rechnungen an Privatkunden ändert sich nichts.