E-Rechnung Formate erklärt: XRechnung, ZUGFeRD und Factur-X — mit Beispiel
Welche E-Rechnungsformate es gibt und wie sie zusammenhängen: EN 16931, XRechnung, ZUGFeRD mit seinen Profilen, Factur-X, Peppol. Mit einem echten XML-Beispiel, der Profil-Falle bei ZUGFeRD MINIMUM und BASIC WL — und wie man eine E-Rechnung überhaupt öffnet.
„Welches Format braucht meine E-Rechnung?” ist die Frage, an der die meisten kleinen Unternehmen hängen bleiben — nicht an den Fristen. Die Antwort klingt zunächst nach Buchstabensuppe: EN 16931, XRechnung, ZUGFeRD, Factur-X, Peppol BIS. Tatsächlich hängt alles an einem einzigen Standard, und der Rest sind Ausprägungen davon.
Dieser Artikel sortiert die Formate, zeigt, wie eine E-Rechnung von innen aussieht, und erklärt die eine Falle, die in der Praxis am häufigsten zuschlägt: dass nicht jedes ZUGFeRD auch eine gültige E-Rechnung ist.
Hinweis: allgemeine Orientierung, keine Rechts- oder Steuerberatung. Ihren konkreten Fall klären Sie mit Ihrem Steuerberater.
Ein PDF ist keine E-Rechnung
Das ist das häufigste Missverständnis. Eine PDF-Rechnung, die Sie am Bildschirm lesen, ist für einen Computer nur ein Bild einer Rechnung. Eine echte E-Rechnung ist eine strukturierte, maschinenlesbare Datei nach einem festgelegten Standard — Software kann sie verarbeiten, ohne dass jemand Zahlen abtippt.
Der Unterschied ist nicht kosmetisch: Er entscheidet darüber, ob eine Rechnung die gesetzlichen Anforderungen erfüllt.
EN 16931: der Standard, auf dem alles aufbaut
EN 16931 ist die europäische Norm, die festlegt, welche Angaben eine elektronische Rechnung enthalten muss — Rechnungsnummer, Datum, Leistungsempfänger, Positionen, Steuerbeträge und so weiter. Jedes Datenfeld hat eine eigene Kennung, die sogenannten Business Terms: BT-1 ist die Rechnungsnummer, BT-2 das Rechnungsdatum, BT-5 die Währung.
Wichtig zu verstehen: EN 16931 beschreibt die Bedeutung der Daten, nicht ihre Schreibweise. Für die Schreibweise gibt es zwei erlaubte Syntaxen — UBL und CII (Cross Industry Invoice). Dieselbe Rechnung kann in beiden geschrieben werden und ist beide Male korrekt.
Alles Weitere sind nationale oder praktische Ausprägungen dieser Norm.
Die Formate im Überblick
| Format | Was es ist | Typischer Einsatz |
|---|---|---|
| XRechnung | Deutsche Ausprägung (CIUS) von EN 16931, reines XML | Rechnungen an die öffentliche Verwaltung, zunehmend auch B2B |
| ZUGFeRD | Hybrid: ein PDF/A-3, in das die XML-Datei eingebettet ist | B2B, wenn der Empfänger die Rechnung auch lesen können soll |
| Factur-X | Das französische Gegenstück zu ZUGFeRD — technisch dieselbe Sache | Frankreich und grenzüberschreitend |
| Peppol BIS | Kein eigenes Format, sondern eine EN-16931-Ausprägung für das Peppol-Netz | Internationaler Austausch über Peppol |
| FatturaPA | Italienisches Format, läuft über das nationale Austauschsystem SdI | Italien |
Zwei Dinge, die dabei oft durcheinandergeraten:
Hybrid heißt nicht „PDF mit Anhang”. Bei ZUGFeRD ist das XML im PDF eingebettet — eine Datei, zwei Ansichten. Ein Mensch öffnet sie und sieht eine normale Rechnung; Software liest die strukturierten Daten heraus. Genau deshalb ist es der bequemste Einstieg.
Peppol ist ein Netz, kein Format. Peppol beschreibt, wie Rechnungen zwischen Unternehmen transportiert werden — vergleichbar mit dem Postweg. Das Format, das darüber verschickt wird, ist trotzdem eine EN-16931-Rechnung.
Die Profil-Falle: nicht jedes ZUGFeRD ist eine E-Rechnung
Das ist der praktisch wichtigste Punkt des ganzen Themas, und er wird selten deutlich gesagt.
ZUGFeRD gibt es in mehreren Profilen, die sich darin unterscheiden, wie viele Daten das eingebettete XML tatsächlich enthält:
| Profil | Enthält Rechnungspositionen? | Als E-Rechnung zulässig? |
|---|---|---|
| MINIMUM | Nein | Nein |
| BASIC WL | Nein | Nein |
| BASIC | Ja | Ja |
| EN 16931 (früher COMFORT) | Ja, vollständig | Ja — die übliche Empfehlung |
| EXTENDED | Ja, mit Zusatzfeldern | Ja |
MINIMUM und BASIC WL enthalten keine Rechnungspositionen und sind damit keine vollständigen Rechnungen im Sinne des § 14 UStG. Das Bundesfinanzministerium schließt sie ausdrücklich aus. Gedacht sind sie als Buchungshilfe: Das XML enthält nur so viele Daten, dass der Empfänger den Beleg leichter verbuchen kann — nicht die Rechnung selbst.
Die praktische Konsequenz: Wer ZUGFeRD im Profil MINIMUM verschickt und glaubt, damit die E-Rechnungspflicht zu erfüllen, erfüllt sie nicht. Prüfen Sie, welches Profil Ihre Software erzeugt — die Angabe steht im XML und wird von jedem Viewer angezeigt. Im Zweifel ist EN 16931 die sichere Wahl.
Wie sieht eine E-Rechnung von innen aus? Ein Beispiel
Hier ein gekürzter Ausschnitt aus einer Rechnung in CII-Syntax, wie sie in ZUGFeRD und XRechnung verwendet wird:
<rsm:ExchangedDocumentContext>
<ram:GuidelineSpecifiedDocumentContextParameter>
<ram:ID>urn:cen.eu:en16931:2017</ram:ID>
</ram:GuidelineSpecifiedDocumentContextParameter>
</rsm:ExchangedDocumentContext>
<rsm:ExchangedDocument>
<ram:ID>RE-2026-0042</ram:ID> <!-- BT-1 Rechnungsnummer -->
<ram:TypeCode>380</ram:TypeCode> <!-- 380 = Handelsrechnung -->
<ram:IssueDateTime>
<udt:DateTimeString format="102">20260804</udt:DateTimeString>
</ram:IssueDateTime> <!-- BT-2 Rechnungsdatum -->
</rsm:ExchangedDocument>
<ram:IncludedSupplyChainTradeLineItem>
<ram:SpecifiedTradeProduct>
<ram:Name>Wartungspauschale Juli</ram:Name>
</ram:SpecifiedTradeProduct>
<ram:SpecifiedLineTradeAgreement>
<ram:NetPriceProductTradePrice>
<ram:ChargeAmount>250.00</ram:ChargeAmount>
</ram:NetPriceProductTradePrice>
</ram:SpecifiedLineTradeAgreement>
</ram:IncludedSupplyChainTradeLineItem>
Drei Dinge sind daran ablesbar:
Die Zeile mit urn:cen.eu:en16931:2017 sagt, nach welcher Regel die Rechnung gebaut ist — daran erkennt eine prüfende Software das Profil. TypeCode 380 steht für eine gewöhnliche Handelsrechnung; eine Gutschrift trüge hier die 381. Und der Block IncludedSupplyChainTradeLineItem ist genau das, was den Profilen MINIMUM und BASIC WL fehlt: die einzelne Rechnungsposition.
Sie müssen dieses XML nie von Hand schreiben. Aber wenn Sie es einmal gesehen haben, verstehen Sie, warum ein Ausdruck davon keine E-Rechnung mehr ist.
Wie öffne ich eine E-Rechnung?
Eine praktische Frage, die sich sofort stellt, wenn die erste im Postfach liegt:
- ZUGFeRD und Factur-X öffnen Sie wie jedes PDF — Sie sehen die lesbare Rechnung. Dass Daten eingebettet sind, merkt man nicht; sie sind trotzdem da.
- XRechnung ist reines XML. Im Browser geöffnet sehen Sie Code. Zum Lesen brauchen Sie einen Viewer — es gibt kostenlose, und die meisten Buchhaltungsprogramme bringen einen mit. Manche Rechnungen enthalten zusätzlich ein Stylesheet, das sie im Browser lesbar darstellt.
Der Fehler, den man dabei nicht machen sollte: die XML-Datei löschen, weil man sie „nicht lesen kann”, und stattdessen einen Ausdruck aufheben.
Welches Format sollten Sie verwenden?
Für den Empfang gilt: Sie müssen alle annehmen können. Sie entscheiden nicht, was Ihre Lieferanten schicken.
Für den Versand:
- An öffentliche Auftraggeber — XRechnung ist der Standardweg.
- An Geschäftskunden — ZUGFeRD im Profil
EN 16931ist die pragmatischste Wahl: gültige E-Rechnung und gleichzeitig ein PDF, das der Empfänger einfach lesen kann. - International — Peppol, wenn Ihr Gegenüber daran angeschlossen ist.
Die konkreten Fristen, ab wann der Versand für wen verpflichtend wird, und die Ausnahme für Kleinunternehmer stehen im Beitrag zur E-Rechnungspflicht mit allen Terminen.
Aufbewahren: das Original ist die strukturierte Datei
Eine E-Rechnung muss als die Datei aufbewahrt werden, die sie ist — nicht ausgedruckt und nicht zu einem einfachen PDF verflacht.
Wer eine ZUGFeRD-Rechnung öffnet, als neues PDF speichert und dieses ablegt, verliert dabei das eingebettete XML: Übrig bleibt ein Bild der Rechnung. Wer eine XRechnung ausdruckt und den Ausdruck abheftet, hat das Original nicht aufbewahrt. Was die Aufbewahrung im Einzelnen verlangt, steht im Beitrag zur GoBD-konformen Ablage.
Wie ein DMS dabei hilft
Ein Dokumentenmanagement-System gibt E-Rechnungen einen geordneten Platz. Blina Space übernimmt dabei:
- Speichern im Originalformat — XRechnung, ZUGFeRD und Factur-X bleiben unverändert erhalten, mit eingebetteter Struktur.
- Auslesen statt Abtippen — der Rechnungseingang liest die strukturierten Daten aus, erkennt Lieferant, Datum und Beträge und legt den Beleg passend ab.
- Wiederfinden — Volltext- und KI-Suche über alle Rechnungen, mit OCR für alles, was daneben gescannt wurde.
- Sicher aufbewahren — zentrale Ablage mit Rechten, automatisches Backup, Virenprüfung bei jedem Upload, vollständiges Änderungsprotokoll.
- In der EU — gehostet in Deutschland, DSGVO-konform, eigene Datenbank je Unternehmen.
Ein DMS ersetzt weder Buchhaltungssoftware noch Steuerberater. Es sorgt dafür, dass die Dokumente korrekt ankommen, unverändert bleiben und auffindbar sind, solange das Gesetz es verlangt.
Das Wichtigste in Kürze
- Eine E-Rechnung sind strukturierte Daten, kein PDF.
- Alle relevanten Formate bauen auf EN 16931 auf; UBL und CII sind nur zwei Schreibweisen derselben Sache.
- XRechnung ist reines XML, ZUGFeRD und Factur-X sind hybride PDFs.
- Peppol ist ein Netz, kein Format.
- ZUGFeRD MINIMUM und BASIC WL sind keine gültigen E-Rechnungen — prüfen Sie das Profil Ihrer Software.
- Aufbewahrt wird immer die Originaldatei, nie der Ausdruck.
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